Elegir software más adecuado para el sistema de gestión de tu organización no es tarea sencilla, pero aquí te ayudamos a tomar la mejor decisión.
A partir de 7 claves para elegir un software de gestión de calidad ISO 9001, podrás fortalecer tú labores de cara al cumplimiento normativo y a la eficiente ejecución de lo planeado por la alta dirección, pues elegir un software de manera adecuada es imprescindible para cualquier organización, ya que de ello dependen la productividad, competitividad y su buen desarrollo en el tiempo para lograr los objetivos y el retorno de la inversión; de modo que existen varios factores a tener en cuenta a la hora de decidirse por una solución tecnológica.
Que sea una herramienta perdurable: Cualquier software requiere actualizaciones, soporte técnico y mejoras a medida que avanza el tiempo, por eso es necesario que las empresas cuenten con estos servicios por parte de los proveedores para evitar inconvenientes a futuro, que impliquen invertir en un software nuevo para cada nuevo proyecto porque éste se vuelve obsoleto o no se ajusta a sus necesidades.
Que sea versátil y adaptable: El software elegido debe poder evolucionar en la medida de las necesidades de la organización y del mercado. Previendo esto, se recomienda la elección de soluciones y proveedores que permitan hacer modificaciones específicas para cada proyecto.
Que se actualice constantemente: Actualmente, ha cobrado importancia la posibilidad de acceder al software desde diversos dispositivos. Sumado a esto, es indispensable que se actualice cada cierto tiempo, ofreciendo mejoras de usabilidad, seguridad, técnicas, entre otras, que garanticen su buen funcionamiento para el desarrollo de las labores.
Síntomas de que mi compañía necesita un software para la gestión de calidad
Todas las organizaciones deben tener el suficiente autoconocimiento para reconocer cuándo es necesario incluir en su gestión un software para complementar y potenciar sus procesos. La diferencia entre necesitarlo o no a veces no es tan clara y es por esto que hoy traemos un sencillo diagnóstico que te hará saber si tu organización pide a gritos una ayuda tecnológica como la que te ofrece Daruma software.
Crecimiento: Al inicio de una empresa la cantidad de colaboradores, clientes e ingresos permiten que los procesos se gestionen desde una multiplicidad de herramientas que funcionan bien para el momento en el que está la compañía, pero en la medida en que tu organización incremente sus ingresos, clientes y colaboradores, es imprescindible contar con una herramienta que centralice los altos volúmenes de información a la vez que vele por la seguridad y acceso el confiable ¿Cuánto ha crecido tu organización en el último año?
Incremento de inconformidades: Junto al crecimiento de ingresos y clientes de una compañía es apenas natural que exista un aumento en las no conformidades, ya sea de los clientes o de los colaboradores de la organización. Si en tu compañía las no conformidades se han salido de control y cada vez son más, es probable que esta sea una señal inequívoca de la necesidad de implementar un software para el sistema de gestión de calidad.
Eficacia en los procesos: Si tú y tus colaboradores están perdiendo trazabilidad en los procesos, tienen dificultades a la hora de acceder a la información actualizada o les cuesta visualizar la información necesaria para tomar las decisiones en los momentos oportunos o conocer el estado actual de cada una de las actividades que se lleva al interior de la compañía, quizá sea momento de incluir un software para gestionar todo tu sistema de gestión de calidad.
¿Cumples con alguno o todos los puntos anteriores? Es señal de que llegó el momento de implementar una herramienta tecnológica como Daruma software, que potenciará y complementará tu gestión porque es la que mejor se adapta a tus necesidades. A continuación, conocerás las 7 claves para elegir el mejor software para el sistema de gestión de calidad de tu organización.
¿Qué hay que tener en cuenta para seleccionar el mejor software para el sistema de gestión ISO 9001?
Cada vez más las organizaciones toman conciencia de la importancia de la correcta implementación de la norma ISO 9001 para alcanzar la calidad en sus procesos y a su vez, de la necesidad de apoyarse en la tecnología para lograrlo.
Elegir la herramienta adecuada para el sistema de gestión de calidad impacta en la innovación de toda la organización y en el fortalecimiento de la cultura de mejora continua.
1. Filosofía o propósito superior: Los proveedores de software que elijamos no deben ser meros prestadores de un producto o servicio, sino que deben convertirse en nuestros aliados para avanzar juntos hacia el cumplimiento de los propósitos. Por esto, es importante que estén alineados con nuestra filosofía de trabajo.
2. Claridad del problema a solucionar: Antes de elegir un software es indispensable identificar el problema o necesidad que queremos solucionar, para después evaluar las funcionalidades de la herramienta y el impacto positivo de su implementación dentro de la organización.
3. Participación de las áreas involucradas: Para que la decisión de compra sea significativa, es necesario hacer partícipes a las personas que harán uso del software y sus diferentes puntos de vista, logrando así una elección más estratégica.
4. Conocer testimonios: La mejor validación del buen funcionamiento de un software la dan otras organizaciones que puedan contar sus buenas o malas experiencias; así que, antes de elegir, es mejor preguntar y conocer cómo ha sido su implementación en diferentes contextos.
5. Innovación y actualización: Los cambios tecnológicos ocurren cada vez de forma más acelerada. En este punto es importante contar con la garantía del proveedor acerca de la posibilidad de que el software vaya evolucionando y ajustándose a la medida de las necesidades de la organización.
6. Usabilidad: No debemos olvidar que el software debe ser una herramienta y por ende, debe ser accesible a los colaboradores para el óptimo desarrollo de sus labores. Es decir, que la solución que elijamos debe ser cercana a las personas, participativa y permitir su uso para el fortalecimiento de la cultura de mejora.
7. Metodología de implementación: Finalmente, es importante contar con el apoyo del proveedor para implementar el software a través de capacitaciones que garanticen una alta adherencia de conocimientos y del proceso en sí mismo, para garantizar el éxito del proyecto dentro de la organización.
En todos los años de implementación de la ISO 9001 se encuentran casos de organizaciones que gestionan a partir de herramientas ofimáticas que limitan la labor de consulta, trazabilidad y sinergia entre los colaboradores, generando efectos negativos en el cumplimiento de los objetivos de calidad.
Daruma es la solución para tu sistema de gestión de calidad, permitiéndote visualizar la mejora de tus procesos, fortalecer la toma de decisiones y lograr el reconocimiento por el buen desempeño de tu organización, implementando exitosamente los diferentes modelos de gestión.