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La formación: un factor clave para la mejora continua.
La formación: un factor clave para la mejora continua

La formación: un factor clave para la mejora continua

La formación y su potencial:

La formación es, sin lugar a dudas, una de las claves para avanzar por el camino de la mejora continua, pues le permite a la empresa, entre otros aspectos, adaptarse a las nuevas necesidades del mercado y al cumplimiento de las expectativas de los clientes. Sin embargo, para que esta actividad aporte todo su potencial debemos verla como una decisión estratégica que parte del conocimiento adecuado y actualizado de las competencias y de las necesidades que todo el personal de la organización tiene para el desarrollo de sus actividades de producción, así como fomentar el talento interno que se dispone. 

Realizar de forma eficaz esta actividad previa se convierte en una necesidad que en ocasiones no es afrontada desde el prisma adecuado y que, por ello, afecta de forma directa e inmediata a la eficacia de la actividad de formación realizada.

La importancia de la formación:

El potencial de la formación es de todos conocido, tanto de forma consciente como inconsciente, y es que a nadie se nos escapa que una buena formación es la clave para mejorar. Sin embargo, a la hora de hacerle frente podemos caer en varios errores que ponen en jaque la eficacia de esta actividad y su posterior aportación a la empresa. 

Uno de estos errores está en no disponer de un objetivo marcado y definido en base a las situaciones, las competencias, el talento interno y las necesidades presentes y futuras que la empresa necesita y desea alcanzar. Todo ello hace que, en el inmenso mundo de actividades de formación que se abre ante nosotros cuando empezamos con la búsqueda, nos perdamos y acabemos escogiendo al azar, como aquel que se pone a cavar aquí y allá con los ojos cerrados esperando encontrar una veta de oro.

Esta falta de estudio previo es uno de los focos en los que pone su atención los Sistemas de Gestión al especificar, de forma general, la necesidad de establecer las competencias necesarias para llevar a cabo una actividad y el conocimiento actualizado del talento interno que dispone la organización para que, a partir de esta base, se pueda elegir adecuadamente qué actividades son más necesarias, en qué puestos, para qué personal y sobre qué temas en concreto. Una tarea ardua, pero muy necesaria para exprimir todo el potencial que esta actividad tiene y cómo puede contribuir a la mejora continua en todos los aspectos de la organización.

No se debe olvidar otros de los errores más habituales que aparecen cuando las empresas se enfrentan a la planificación y realización de las actividades de formación y es que, al comprender todo el potencial de la formación, muchas empresas la ven con reticencia y deciden optar por el término intermedio en el que dan formación pero no la necesaria.

El valor de la formación: 

El valor de la formación es esencial y que, por ello, es necesario afrontarla de forma adecuada y con toda la información de base, tanto de dónde estamos así como a dónde queremos llegar, para que esta actividad se convierta en una decisión estratégica en el camino de la mejora continua.

Claves para establecer las actividades de formación en la empresa:

Comprender la importancia de la formación y el papel que juega en la empresa no es suficiente si no se pone en práctica y tenemos presentes una serie de claves que permiten desarrollar todo su potencial. Algunas de estas claves, las más generales y que pueden ser adoptadas por todas las empresas, son las siguientes:

  • La empresa debe haber estudiado y establecido cuales son las competencias necesarias para realizar los trabajos que afectan a la calidad del producto y/o servicio que se va a realizar. A partir de este punto es posible detectar y estimar cuales son las actividades de formación y campos o temas necesarios para completar las competencias actuales del personal de la empresa con las que se consideran necesarias y óptimas para alcanzar los objetivos futuros.

  • Es necesario que esta actividad de comprensión de las necesidades en cuanto a formación no queden solamente en el sector de la dirección, sino que también el personal debe formar parte de ello comprendiendo la importancia de su correcta realización y cómo contribuyen al logro de los objetivos de calidad y no solamente como una actividad más de su trabajo diario.

  • Se debe realizar una actividad de evaluación para poder conocer de primera mano si esta formación ha sido eficaz, si aporta los aspectos que teníamos previstos, si cubre por completo las necesidades de formación que se habían identificado o si es necesario completarla con futuras acciones. Además, como es lógico, es necesario mantener un registro de todas las actividades de formación realizadas.

En conclusión, la formación, de igual forma que es necesaria y clave, también es frágil, ya que si no son realizados unos adecuados pasos previos y no se dispone de una información y unos datos veraces y adaptados a la situación real de la empresa, podemos acabar convirtiéndola en un mero trámite y no en una herramienta clave para la mejora continua.

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