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El papel de la dirección en la revisión de los SG.
El papel de la dirección en la revisión de los SG

El papel de la dirección en la revisión de los SG

La revisión por la alta dirección no es solo un documento

No podemos pensar en la Revisión por la Dirección como un documento más a completar de forma periódica para presentar ante la empresa certificadora en las auditorías internas y externas. Este informe tiene como objetivo convertirse en un fiel reflejo de la alineación que la empresa ha realizado de sus planes estratégicos con el sistema de gestión implantado. Además, permitirá demostrar la implicación de la alta dirección en el sistema, en la mejora continua y en el logro de los resultados esperados.

Entradas para tener en cuenta en la Revisión por la Dirección:

A la hora de realizar este informe es necesario tener presentes una serie de entradas, es decir, puntos a evaluar y para tener en cuenta:

El estado en el que se encuentran las distintas acciones derivadas del informe de revisión que la dirección ha realizado anteriormente. Este documento no es aislado y no puede quedar en el olvido una vez se ha realizado, ya que las decisiones y acciones llevadas a cabo a partir de los datos recogidos deben ser evaluadas para comprobar si han sido eficientes o, por el contrario, hay que adaptarlas a nuevas situaciones.

En referencia a todas aquellas cuestiones externas e internas que sean pertinentes al sistema de gestión implantado hay que detallar si se han producido cambios que deban ser tenidos en cuenta, para que así este informe sirva como actualización y adaptación a las novedades que se produzcan. De la misma forma, es interesante analizar los cambios que se hayan producido en las necesidades y expectativas de las distintas partes interesadas que hayamos identificado con anterioridad, así como si es necesario incorporar alguna parte más.

En la información sobre la eficacia del sistema se deben incluir las tendencias relativas a: 

  • La satisfacción del cliente.

  • La retroalimentación de las partes interesadas.

  • Los objetivos de calidad y el grado de logro alcanzado.

  • El desempeño de los procesos.

  • La conformidad de los productos y/o servicios.

  • Las no conformidades detectadas, así como las acciones correctivas llevadas a cabo y su estado y resolución.

  • Los resultados de los indicadores que nos permiten realizar el seguimiento y la medición de distintos aspectos.

  • Los resultados de las auditorías, tanto internas como externas.

  • La evaluación de los proveedores o su desempeño.

Una parte esencial para llevar a cabo los procesos se centra en los recursos y su adecuación, por lo que también se convierte en una entrada a analizar en el informe de revisión por la dirección.

En referencia a los riesgos y las oportunidades, se realiza en este documento un análisis y evaluación de la eficacia o no de las acciones tomadas para abordarlas. De la misma forma, también nos permitirá actualizar estos riesgos y oportunidades a las novedades del mercado, de la empresa, etc.

Por último, es muy relevante incluir en este informe las oportunidades de mejora recogidas para tenerlas en cuenta y adaptarlas dentro de las posibilidades. Este campo no se basa en incluir un listado, sino en evaluar, analizar y valorar cada una de ellas para así extraer información de valor que permitirá mejorar de forma continua el sistema de gestión implantado.

Salidas del informe de Revisión por la Dirección:

Por último, después de haber tenido en cuenta todos los anteriores puntos se extraen una serie de salidas o conclusiones, así como decisiones y acciones a tomar en los siguientes campos:

  • Oportunidades de mejora.

  • Cambios en el sistema de gestión.

  • Necesidades de recursos para el correcto funcionamiento.

Aunque estas son las salidas principales, también pueden derivarse otras decisiones de valor relacionadas con modificaciones de alcance, aprobación de documentos o introducción de nuevos productos y/o servicios al sistema que pueden aportar valor al documento al integrarlo dentro de la dirección estratégica de la empresa.

Todo lo que mencionamos con anterioridad marca los mínimos a tener en cuenta y debe adaptarse a las necesidades de la empresa y responder a ellas. Aunque en ningún caso podemos olvidar que, en el formato y soporte que la empresa decida, debe conservarse como información documentada para que pueda tomarse en cuenta en futuros informes de Revisión por la Dirección tal y como hemos visto.

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