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Los 5 por qué: Herramienta clave para los Sistemas de Gestión.
Los 5 por qué: Herramienta clave para los Sistemas de Gestión

Los 5 por qué: Herramienta clave para los Sistemas de Gestión

El poder de una buena pregunta:

El primer paso para lograr resolver un problema y garantizar que no vuelva a suceder es plantear las preguntas adecuadas para así llegar a la raíz del problema. Es ahí donde radica la fuerza de la herramienta de los 5 por qué, una herramienta que, además, hace parte de la metodología Six Sigma que tiene como objetivo principal mejorar la calidad de los procesos. A pesar de ser una herramienta que parece “simple”, los cinco porqués proporcionar grandes beneficios como:  

  • Facilitar la detección de la causa raíz.

  • Permite detectar relaciones entre varias causas raíz.

  • No implica adiestramiento y se puede emplear tantas veces como sea necesario.

  • Aplicada adecuadamente permite encontrar soluciones reales que evitan que se vuelva a producir la incidencia, no conformidad o desviación.

De esta forma, se convierte en un aliado inigualable de los sistemas de gestión y se asienta como una de las herramientas más simples para detectar la causa real y disponer de información real que permite partir de la base adecuada para proporcionar soluciones eficaces.

¿Cómo implementar los cinco “por qué”?

A continuación te dejamos dos opciones para que puedas hacer uso de los cinco por qué de una forma sencilla, clara y eficaz:  

  1. Establece lo que está sucediendo: El primer paso en esta guía es determinar qué es lo que se quiere resolver dentro del flujo de los procesos que se llevan a cabo al interior de la organización.

  2. Identifica por qué está pasando una situación particular: Aquí es donde se establece el primer “por qué”, para lograrlo, se puede plantear en la reunión preguntas que apunten y se conecten directamente con la falla y oportunidad de mejora que se quiere resolver. 

  3. Define las razones de la situación particular: Cuando ya se tiene claro el primer por qué, es hora de averiguar por qué sucede o sucedió la falla que se está tratando. Si bien este punto supone mayor complejidad para el equipo de trabajo, se obtiene mayor especificidad respecto a la razón de la desviación.

  4. Sigue con el planteamiento de preguntas: Después de haber conseguido el punto tres, lo que sigue a continuación es realizar más preguntas que se desprendan de este punto para así ir escudriñando en todo el proceso y lograr entender la causa y efecto

  5. Propón las soluciones más adecuadas: Con el fin de que no vuelva a suceder el evento o incidente y ya habiendo entendido cuál fue la causa raíz del problema, el equipo se dispone a proponer soluciones que la resuelvan y eviten su repetición en el futuro. 

Otra opción de cómo implementar los cinco “por qué”: 

Aunque no existe una forma estándar para emplear la herramienta de los 5 por qué, a continuación, te presentamos un modelo que puedes emplear para aplicarlo eficientemente:

  1.  Crear un equipo de trabajo que incluya a los distintos responsables de la empresa y a la dirección.

  2. Determinar claramente el problema a resolver, especificando e incluyendo toda la información relevante. Para lograr esto es esencial que todo el equipo de trabajo comprenda el problema que se pretende resolver para que no se produzcan malentendidos que desvíen las preguntas hacia una dirección que no proporcione una solución real.

  3. Aquí es donde llega el primer por qué. Es esencial que se responda con seriedad y que se anoten todos los aportes del grupo para lograr avanzar. 

  4. Se continúa con los por qué. Normalmente estas preguntas se encuentran encadenadas unas a otras, por lo que el equipo de trabajo irá profundizando las respuestas para evitar quedarse con contestaciones a medias o poco claras.

  5. La llegada del cómo. Aunque la herramienta se llama los 5 por qué, no es exactamente ese número el necesario para llegar a la raíz del problema, sino que será necesario que cada equipo de trabajo continué haciéndose esa pregunta hasta que se no se encuentren dudas sobre las preguntas planteadas. 

En ese momento es muy probable que se haya llegado a la causa raíz y entrará en juego la pregunta ¿Cómo? que aportará una solución para esa causa raíz ya identificada.

Ante todo, hay que tener siempre presente que el fin nunca es encontrar culpables, ya que, si se percibe que las preguntas van destinadas con este objetivo, las respuestas obtenidas no serán verídicas, estarán mermadas o adaptadas a lo que se quiere oír y no a la realidad de lo que ha sucedido.

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