Testimonio: Clínica Oftalmológica del Caribe

Los retos de la Clínica Oftalmológica del Caribe antes de Daruma

Antes de la implementación de Daruma, todos los procesos de la clínica se gestionaban en papel, lo que dificultaba la trazabilidad, generaba riesgos de pérdida de información y tenía un impacto ambiental considerable. Las actas de los comités se extraviaban con frecuencia, muchos documentos en uso estaban obsoletos o no socializados adecuadamente, y hacer seguimiento a los planes de acción era prácticamente imposible.

Estas dificultades hacían que la información no fuera confiable y el sistema de calidad careciera de sostenibilidad operativa. Fue entonces cuando COFCA inició la búsqueda de una herramienta que no solo solucionara estos retos, sino que fortaleciera su cultura de calidad.

El cambio: una estrategia guiada por el compromiso y la oportunidad

Entre las opciones evaluadas, la Clínica Oftalmológica del Caribe encontró en Daruma la herramienta más completa y adaptable a sus necesidades. Su interfaz amigable y el acompañamiento cercano desde el inicio fueron claves para iniciar un proceso de transformación exitoso.

Durante la implementación, la clínica impulsó tres acciones que marcaron la diferencia en la adopción exitosa del software:

• Un módulo a la vez: Comenzaron con el módulo de Actas, lo que facilitó la adherencia al software.
• Cero papel: Se estableció que toda documentación debía gestionarse únicamente a través de Daruma.
• Oportunidad de acreditación: Esta meta sirvió como motivador para promover el uso del software entre los equipos y lograr la acreditación internacional.

…la lógica del software nos ayudó a entender mejor el sentido de nuestros sistemas de calidad…

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Logros y beneficios obtenidos

Tras la implementación de más de 15 módulos, Daruma se convirtió en un aliado fundamental para la gestión de calidad en la Clínica Oftalmológica del Caribe. La organización fortaleció su operación en múltiples frentes y consolidó procesos más efectivos y sostenibles:

• Impacto positivo en la política ambiental: Gracias al manejo de cero papel, se logró reducir significativamente el impacto ambiental de los procesos administrativos.
• Reducción en los tiempos de socialización documental: Los documentos se actualizan y comparten más rápido, evitando versiones obsoletas y mejorando la comunicación interna.
• Seguimiento de indicadores en línea y desde cualquier lugar: El acceso remoto a la información facilita una gestión más ágil y actualizada.
• Gestión activa de planes de acción: Se han gestionado más de 400 planes, facilitando el seguimiento y la mejora continua.
• Fortalecimiento de comités y espacios de gestión: Las reuniones son más efectivas, organizadas y con seguimiento en tiempo real a las decisiones y compromisos.

Daruma nos permitió desprendernos del papel e inclusive la lógica del software nos ayudo a entender mejor el sentido de nuestros sistemas de calidad; como por ejemplo realizar fácilmente la autoevaluación de acreditación y la gestión e importancia de los planes de mejora.

Proyectando un futuro con innovación

Daruma ha apoyado a la Clínica Oftalmológica del Caribe en sus procesos para lograr la consecusión de sus objetivos. Nuestro equipo trabaja continuamente para fortalecer nuestras herramientas a través del entendimiento de las necesidades del sector y la incorporación de nuevas tendencias y tecnología que nos permiten seguir acompañando a nuestros clientes en su gestión y aportando lo mejor de nosotros para su mejora y éxito.

Sin Daruma habría sido imposible conseguir avances significativos en el sistema de calidad para conseguir la acreditación; la gestión de documentos e indicadores sin Daruma sería muy compleja en especial con las actividades diarias de la institución que noestán relacionadas con calidad.

¡Trabajamos día a día para fortalecer la mejora continua, maximizar el éxito organizacional y aportar a la calidad en la prestación de servicios de salud!

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