Política de tratamiento de datos personales

1. INTRODUCCIÓN

Teniendo en cuenta la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, el Decreto Reglamentario 1074 de 2015 y demás disposiciones complementarias, TIQAL adquiere su compromiso serio, confiable y responsable respecto de la protección de la privacidad y seguridad de los Datos Personales y por ello establece las políticas de obligatorio cumplimiento que se aplicarán en desarrollo de todas las relaciones con sus clientes, proveedores, empleados, y personas naturales o jurídicas.

De acuerdo con lo anterior, la presente política de tratamiento de datos personales es elaborada de conformidad con el marco legal antes determinado y es aplicable a todos sus colaboradores y terceros con los cuales interactúa en el desarrollo de su objeto social

2. ALCANCE DE LA POLÍTICA

La presente Política será aplicable y de obligatorio cumplimiento a:

a. Todos los Trabajadores de TIQAL. En caso de incumplimiento, se aplicarán los procedimientos establecidos en el Reglamento Interno de Trabajo.

b. Los Titulares de los datos personales que de forma libre y voluntaria han suministrado la información a TIQAL.

Cualquier cambio en la Política de tratamiento de los datos personales le será comunicado oportunamente a los Titulares, mediante cualquier medio de comunicación seguro entre las partes.

3. DEFINICIONES

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento por una o varias finalidades.
3. Dato personal: Cualquier información asociada a una persona natural identificada o identificable, relativa tanto a su identidad, como nombre completo, domicilio, identificación, entre otros, como a su existencia y ocupaciones, tales como estudios, profesión u ocupación.
4. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas y los que estén contenidos en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva.
5. Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solamente a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios.
6. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada solamente es relevante para el titular de la información.
7. Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. En el evento que se recolecten datos personales sensibles, el Titular deberá dar autorización explícita para su tratamiento.
8. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que gestiona y/o manipula los datos personales a nombre del Responsable, pero no decide cómo ni con qué fin. Su trabajo es operativo y se basa en las indicaciones e instrucciones del Responsable del Tratamiento.
9. Habeas data: Derecho de todo titular de información de conocer, actualizar, rectificar u oponerse a la información concerniente a sus datos personales.
10. Finalidad: Consiste en el propósito del Tratamiento, que además debe ser legítimo de acuerdo con la Constitución y la ley, y debe ser informado al Titular.
11. Reclamo: Derecho del Titular o sus causahabientes, que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión o cuando adviertan el presunto incumplimiento de los deberes contenidos en la ley o en esta política. El reclamo puede presentarse por el titular ante el responsable o encargado del tratamiento.
12. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
13. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
14. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones, físicas o automatizadas, que permita captar, recolectar, registrar, reproducir, conservar, almacenar, usar, circular, organizar, modificar, suprimir, transferir y/o transmitir datos de carácter personal sobre datos personales.
15. Transferencia de datos personales: Cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable y se encuentra dentro o fuera del país.
16. Transmisión de datos personales: Comunicación de Responsable y Encargado cuyo objetivo es la realización de un tratamiento por el Encargado, por cuenta del Responsable.

4. DE LOS PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN TIQAL S.A.S

1. Principio de Finalidad: El Tratamiento de los datos personales obtenidos en todo el desarrollo del objeto social de TIQAL obedece a una finalidad legítima, la cual debe ser informada al Titular de los datos, de forma previa al tratamiento.
2. Principio de Libertad: El Tratamiento de los datos personales obtenidos sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento expreso, previo e informado del Titular, teniendo en cuenta que los Titulares de los datos personales de forma libre y voluntaria han suministrado y autorizado previamente la información a TIQAL.
3. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, clara, cierta, confiable, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el Tratamiento de datos que sean parciales, incompletos o que puedan inducir a algún error.
4. Principio de Transparencia: En el Tratamiento de los datos personales debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable o Encargado del tratamiento, TIQAL, en cualquier momento y sin restricciones, la información acerca del debido tratamiento, de forma transparente y segura.
5. Principio de Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento de los datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones legales y constitucionales, por lo que su tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o las personas previstas en la Ley.
6. Principio de Seguridad: La información sujeta a Tratamiento de los datos personales por parte del Responsable o Encargado del Tratamiento en TIQAL se deberá proteger mediante el uso de todas las medidas técnicas y administrativas que sean necesarias para dar total seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.
7. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que, en el marco de esta Política de TIQAL, de una u otra forma intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la total confidencialidad de la información, inclusive después de finalizada su relación con la empresa.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

De acuerdo con el desarrollo de su objeto social y de sus operaciones a nivel nacional e internacional, TIQAL podrá, frente a datos personales de titulares residentes o domiciliados fuera del territorio colombiano, recolectar, capturar, almacenar, usar, organizar, procesar, circular, suprimir, anonimizar, disgregar, transmitir y/o transferir a terceros dentro y fuera del territorio nacional, y en general darles un tratamiento de forma manual o automatizada, para llevar a cabo las siguientes finalidades:

a. En el marco del proceso de identificación y prospección de posibles clientes o proveedores de servicios y desarrollo de etapa precontractual:

– Enviar por cualquier medio físico o electrónico y por cualquier canal, incluyendo, pero sin limitarse a correo electrónico, redes sociales, página web, entre otros, información de carácter comercial, de mercadeo y promocional sobre los servicios ofrecidos por TIQAL.
– Interactuar con prospectos de clientes a través de redes sociales, página web y correo electrónico oficiales de TIQAL.
– Realizar análisis estadísticos, de tendencias y comportamientos de mercado.
– Agendar sesiones de acercamiento con clientes prospectados.
– Realizar evaluaciones de clientes potenciales.
– Establecer y gestionar procesos de selección, evaluación, elaboración de respuestas a una solicitud de información, cotización o propuesta comercial.
– Realizar análisis financiero, reputacional y de riesgo respecto de la vinculación con posibles clientes y proveedores.
– Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial.
– Impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y, de manera general, comunicar al público sobre los beneficios de los servicios promovidos por TIQAL.

b. En el marco del proceso de reclutamiento y selección de candidatos a vacantes laborales:

– Establecer y gestionar el proceso de reclutamiento, selección y contratación.
– Realizar pruebas de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicosociales, exámenes médicos y polígrafo, en caso de ser necesario.
– Confirmar referencias laborales y antecedentes judiciales o penales, y todas las demás actividades que se adelanten durante el proceso de selección.
– Informar y comunicar los resultados de las pruebas de selección realizadas.

c. En cumplimiento de obligaciones contractuales con clientes, proveedores y trabajadores:

– Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
– Registrar debidamente como cliente, proveedor o trabajador y actualizar sus datos en los sistemas de información.
– Enviar información respecto a campañas comerciales actuales y futuras, promoción de productos y servicios.
– Enviar información sobre procesos de actualización de servicios adquiridos.
– Ejecutar campañas de fidelización.
– Incluirlo como caso de éxito dentro de nuestros canales de comunicación.
– Informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor, cliente o trabajador.
– Efectuar los procesos de facturación y promover el pago y cobro de facturas y cuentas de cobro presentadas.
– Responder solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos o información solicitados como causa del vínculo contractual o comercial.
– Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos o prestados.
– Utilizar, en el evento que sea necesario, los datos personales del trabajador, proveedor o cliente, con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura digital o física.
– Registrarlo como beneficiario de los programas de fidelización y enviar información por medios físicos o digitales acerca de dichos programas.
– Realizar seguimiento a los productos y servicios adquiridos.
– Responder preguntas, peticiones, quejas y reclamos presentados a través de nuestros canales.
– Atender y contestar denuncias, demandas, indagaciones e investigaciones de las autoridades judiciales y/o administrativas competentes y/o de terceros.
– Establecer y gestionar el proceso de contratación, formación, capacitación y medición del desempeño de los trabajadores e incluirlos en los archivos laborales.
– Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual, incluyendo asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, gestión de tiquetes, hoteles y viajes, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el trabajador de forma previa haya autorizado el tratamiento.
– Realizar registro fotográfico y/o biométrico para realizar todas las acciones tendientes a su identificación interna como trabajador.
– Enviar comunicaciones al interior de la empresa, relacionadas o no con su vinculación laboral.
– Desarrollar una correcta gestión del sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y prevención de riesgos laborales, sin limitarse a ejecución de diagnósticos y datos de accidentes.
– Realizar trámites de afiliación a las entidades prestadoras de salud EPS, medicinas prepagadas, cajas de compensación familiar, programas y pólizas de seguros, administradoras de riesgo laboral ARL y demás necesarias para que TIQAL cumpla sus deberes como empleador.
– Asignar herramientas de trabajo, incluidas las herramientas tecnológicas tales como correo electrónico, computadoras, teléfonos móviles, accesos a bases de datos, acceso a software, entre otros, y prestar servicios de soporte técnico.
– Monitorear y utilizar las imágenes que se capten por medio de cámaras, videocámaras, análogas y/o digitales y/o cámaras IP, circuitos cerrados de televisión (CCTV) y sistemas de videovigilancia (SVV) para brindar seguridad a los bienes y personas dentro de un espacio físico determinado, controlar el ingreso y egreso de las instalaciones de TIQAL, seguimiento de actividades laborales, preservación de convivencia, aplicación de régimen sancionatorio y planes internos de emergencia.
– Responder solicitudes de expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados como causa del vínculo contractual laboral.
– Realizar pruebas psicotécnicas, de desempeño, competencias y habilidades, visitas domiciliarias, evaluaciones psicológicas y psicosociales, y todas las demás que genere en virtud de su relación laboral.
– Disponer de los datos personales del trabajador y su núcleo familiar, si así lo autoriza, para mantener actualizada la información y garantizar una correcta ejecución de lo estipulado en el reglamento interno de trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.
– Administrar los datos personales para realizar el correcto pago de la nómina, incluida la realización de los descuentos para pagos a terceros que el trabajador haya previamente autorizado.
– Compartir bases de datos de trabajadores con terceros aliados de TIQAL para obtener beneficios comerciales en favor del titular.
– Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de TIQAL.

d. En el marco de eventos académicos y comerciales:

– Realizar convocatorias a reuniones, talleres, eventos y socializaciones a través de los diferentes programas que genere TIQAL, de forma virtual o presencial.
– Consolidar los listados de asistencia a los eventos a los que sea invitado.
– Controlar la asistencia en la inscripción y/o participación en eventos.
– Generar datos estadísticos que permitan evidenciar la población atendida durante cada evento.
– Responder a solicitudes o requerimientos de información de nuestros servicios que se realicen en el marco de eventos académicos o comerciales.
– Registrar y publicar los datos personales como participante y/o ganador de premios en eventos académicos o comerciales desarrollados por TIQAL.
– Gestionar, dar seguimiento y actualizar solicitudes de participación en cualquier taller, evento, actividad o concurso desarrollado o patrocinado por TIQAL.
– Enviar mediante correo electrónico, correo postal, mensajes de texto, redes sociales, servicios de mensajería instantánea o llamadas telefónicas, información como invitaciones, confirmaciones o mensajes previos al inicio de su participación en la actividad de interés.
– Captar su imagen y/o voz a través de fotografías y/o videos, los cuales pueden ser publicados por cualquier medio de comunicación, con el fin de promover temas institucionales y/o comerciales de TIQAL, sin que tal uso genere derecho a retribución alguna.
– Ejercer labores de mercadeo y promoción sobre los servicios de TIQAL.

e. En relación con los Accionistas y miembros de Junta Directiva:

– Informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con la condición de Accionista y/o miembro de Junta Directiva.
– Realizar el pago de dividendos, honorarios y/o gastos de viaje.
– Brindar información sobre estados financieros e interés general y/o comercial.
– Cumplir decisiones judiciales, administrativas, contractuales, estatutarias y legales relacionadas con la calidad de Accionista y/o miembro de Junta Directiva.
– Realizar grabaciones de voz y/o video para facilitar la elaboración de las actas de las reuniones pertinentes.
– Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de TIQAL.

TIQAL realizará el tratamiento de los datos personales regido principalmente por la normatividad colombiana, la cual reconoce estándares internacionales de protección. Sin perjuicio de lo anterior, TIQAL se compromete a respetar y promover el ejercicio de los derechos equivalentes de los titulares, consagrados en la legislación del país de residencia del Titular internacional, aplicando en todo caso el estándar que resulte más favorable para la protección del habeas data del titular. Una vez agotada la finalidad para la que los datos fueron recolectados se procederá con su eliminación.

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

Los siguientes son los derechos de los Titulares de datos personales:

a. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe la autorización como requisito para el Tratamiento, lo que ocurre en los siguientes casos:

– Cuando la información haya sido requerida por una entidad pública o administrativa privada en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
– Se trate de datos de naturaleza pública.
– Casos de urgencia médica o sanitaria debidamente demostrada.
– Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
– Datos relacionados con el registro civil de las personas.

b. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

c. Acceder y consultar en forma gratuita a los datos personales que han sido objeto de Tratamiento. El acceso y consulta están permitidos solamente a los titulares de datos personales privados que correspondan a personas naturales, previa acreditación de su identidad, a través del ejercicio del derecho de consulta de información de carácter personal que se encuentre en nuestras bases de datos y archivos. Las solicitudes de consulta serán tramitadas de acuerdo con los términos establecidos en la Ley 1755 de 2015 que regula el derecho fundamental de petición y el numeral 9 de la presente Política.

d. Como titular puede presentar un reclamo si considera que sus datos personales almacenados en bases de datos puedan ser objeto de actualización, rectificación o supresión o cuando advierta el presunto incumplimiento de los deberes y principios de las normas en materia de protección de datos personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado. En caso de solicitar rectificación y actualización de datos personales, el titular deberá indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición. En caso de solicitudes de supresión de datos personales, se accederá a la petición siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La solicitud deberá surtir el proceso establecido en el numeral 9 de la presente Política.

e. Revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. La solicitud deberá surtir el proceso establecido en el numeral 9 de la presente Política.

f. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

7. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TIQAL S.A.S., identificada con NIT 900.184.755, sociedad legalmente constituida el 19 de noviembre del año 2007, será responsable directa del Tratamiento de los datos personales que recolecta, almacena, usa, actualiza, circula y/o elimina de sus prospectos, clientes, proveedores, trabajadores y cualquier persona natural de la que obtenga datos personales para dar cumplimiento a las obligaciones legales y contractuales que le sean exigibles, así como herramienta en la etapa precontractual de negociación y en la etapa contractual y poscontractual, siempre bajo los principios de la buena fe.

8. OFICIAL DE CUMPLIMIENTO EN MATERIA DE DATOS PERSONALES

En aras de dar cumplimiento efectivo a las obligaciones en materia de protección de datos personales, TIQAL y su alta dirección designarán a un Oficial de cumplimiento de datos personales, que hará parte del personal administrativo de la Empresa y será el encargado de dar respuesta a las solicitudes de titulares, realizar el registro anual de bases de datos, reportar novedades, entre otras obligaciones en materia de protección de datos personales.

9. CONSULTAS Y RECLAMOS

En TIQAL el Oficial de cumplimiento en materia de datos personales será el responsable de atender las consultas, peticiones, quejas y reclamos que formule por escrito el Titular del dato en ejercicio de los derechos, acreditando la calidad en la que actúa. Podrán presentar cualquier consulta, petición, queja o reclamo sobre la información personal del Titular, mediante comunicación escrita enviada a la Carrera 101 # 14 – 122 Ciudad Jardín, Cali – Valle del Cauca, de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m. o al correo electrónico: administrativo@tiqal.com.

El documento que presente el Titular deberá contener:

a. Identificación del Titular de la información.
b. Descripción clara y concreta de la solicitud o reclamo.
c. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
d. Dirección física o de correo electrónico en que reciba comunicaciones.
e. Soportes documentales que prueben la condición de Titular de los datos personales y cualquier otro que pretenda hacer valer.
f. En caso de elevar la solicitud a través de un apoderado, debe aportarse el poder autenticado con la solicitud.
g. En caso de ejercer los derechos de menores de edad, debe hacerse a través de quien acredite su representación legal.

Toda consulta, petición, queja o reclamo será resuelta por el Oficial de cumplimiento en materia de datos personales, así:

Si el reclamo o solicitud resulta incompleto, se requerirá al peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las falencias. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si TIQAL determina que no es competente para resolver la consulta, queja o reclamo, lo enviará a quien corresponda en un término máximo de dos (02) días hábiles e informará así al consultante.

Los causahabientes deberán presentar copia del registro civil o documento equivalente y quien actúe en una calidad distinta deberá presentar la autorización del titular para el efecto, mediante poder debidamente autenticado.

10. MEDIDAS DE SEGURIDAD

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, TIQAL adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

11. DEBERES DE TIQAL FRENTE AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

TIQAL se compromete a hacer uso de datos personales únicamente para desarrollar las finalidades para las que se encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por los titulares o por la ley, cumpliendo además con los deberes y obligaciones establecidos en la norma:

1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
8. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
9. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados e informar, a solicitud del titular, sobre el uso dado a sus datos.
11. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar, a solicitud del Titular, sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos en caso de presentarse violaciones al código de seguridad y existan riesgos frente a la administración de la información de los Titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

12. SOBRE EL TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES Y DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES

Solo procesaremos datos personales sensibles para lo estrictamente necesario, solicitando el consentimiento previo y explícito a los titulares e informándoles sobre la finalidad exclusiva para su tratamiento. Los datos personales de menores de edad sólo serán tratados cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o contrapartes, al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios, o cuando su tratamiento se encuentre debidamente autorizado por los padres o representantes legales.

Trataremos datos de tipo sensible en las siguientes circunstancias:

a. El tratamiento haya sido autorizado expresamente por el titular de los datos sensibles, salvo en los casos que, por Ley, no se requiera el otorgamiento de dicha autorización.

b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar la autorización.

c. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

d. El tratamiento que tenga una finalidad histórica, estadística o científica o, dentro del marco de procesos de mejoramiento; este último, siempre y cuando se adopten las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares o el dato esté disociado, es decir, el dato sensible sea separado de la identidad del titular y no sea identificable o no se logre identificar a la persona titular del dato o datos sensibles.

13. TRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES A TERCEROS

TIQAL podrá transmitir y/o transferir datos personales a Encargados y/o Responsables en Colombia o terceros países bajo los siguientes supuestos:

a. Que el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la Transferencia o Transmisión.

b. Se refiera a un intercambio de datos de carácter médico, por razones de salud o higiene pública.

c. Transferencias bancarias o bursátiles.

d. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

e. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.

f. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

De cualquier modo, TIQAL velará que toda transmisión o transferencia de datos personales se realice conforme a la Ley 1581 de 2012, al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015 y a las demás normas aplicables. Cuando sea necesario, suscribirá los contratos correspondientes para proteger la información y definir las obligaciones de las partes. Así mismo, en las transferencias internacionales de datos, verificará que el país receptor ofrezca un nivel adecuado de protección o que la operación cumpla con las condiciones previstas en la legislación colombiana.

14. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o actividad específica.

15. CAMBIOS EN LA POLÍTICA

En el evento de introducir cambios en la presente Política, éstos se publicarán en la página web de TIQAL y sitios web asociados a los servicios prestados, donde siempre se podrá encontrar la versión más actualizada de la misma, lo anterior con el fin de mantener a todos los titulares de datos personales informados y actualizados sobre las condiciones de uso de sus datos.

16. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

La presente Política entrará en vigor el 27 de julio del 2026, y reemplaza la que se encontraba vigente desde el 26 de septiembre de 2017.