Consultamos a uno de nuestros expertos en Gestión de Calidad para que nos contara cuáles son esas creencias más comunes que es necesario desmentir en el mundo de la calidad.
Existen diversos mitos en torno a la gestión de calidad que las organizaciones deben conocer y derrumbar, pero antes de contarte cuáles son los cinco más comunes sobre los sistemas de gestión, es necesario que tengas claro qué es un SGC y por qué es importante implementarlo en tu organización.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Calidad?
Un sistema de gestión de calidad es el conjunto de elementos que están interrelacionados y orientados a conseguir un objetivo entre sí; cada uno de estos elementos tiene su propio proceso e impactan directamente a la meta que tiene la organización. Por ejemplo, una organización cuenta con distintos elementos para operar: recursos humanos y económicos, los conocimientos y experticia de los colaboradores, la infraestructura y los equipos o maquinaria. Los elementos o procesos que componen una organización pueden variar dependiendo de su naturaleza, pero lo que no cambia es la importancia de lograr su sinergia para el desarrollo de la operación.
¿Por qué implementar un SGC en una organización?
El principal objetivo de los Sistemas de Gestión de Calidad (o QMS por sus siglas en inglés) es alcanzar los más altos estándares de calidad (nacionales o internacionales) en un producto o servicio, es decir, articular todos los elementos que mencionamos anteriormente, para que estén orientados a conseguir la máxima satisfacción de los clientes.
Existe una familia de normas llamadas ISO 9000 y en ellas se establecen las directrices para conseguir la calidad del producto o servicio deseada. Además, dentro de esta familia, se encuentra la norma ISO 9001 con la que una organización se puede certificar para demostrar que cumple con los más altos estándares de calidad. La finalidad de esta norma es llevar a las distintas organizaciones al éxito a través de siete principios: enfoque al cliente, liderazgo, motivación del personal, gestión por procesos, objetividad en las decisiones, mejora continua y alianza con proveedores.
A pesar de los claros beneficios que trae a una organización implementar los SGC, muchas veces se tienen ideas preconcebidas y erróneas de lo que es un software para implementarlo, es por eso que consultamos a uno de nuestros expertos en Gestión de Calidad para que nos contara cuáles son esas creencias más comunes que es necesario desmentir en el mundo de la calidad.
1.Calidad es solo diligenciar documentos y prepararse para auditorías:
La gente tiende a pensar que la gestión de la calidad sólo implica estar preparados para las auditorías y que todos los procesos cuenten con un documento que los respalde. Se piensa, también, que el área de calidad sólo existe para mantener u obtener certificaciones, y lo que suele suceder es que, una vez estén “chequeadas”, los vicepresidentes, gerentes y jefes no se involucran más allá. Por esto, implementar una cultura de calidad desde los liderazgos en las organizaciones es de suma importancia. Además, uno de los errores que suele cometerse es que se cree que calidad no tiene nada que ver con, por ejemplo, objetivos estratégicos, y al pensar esto se pierde de vista que la implementación de acciones de calidad a los procesos, para mantenerlos ajustados y optimizados, contribuye en gran medida a que se logre un objetivo estratégico establecido.
2. Invertir en un software de calidad no vale la pena:
Cuando llega el momento de buscar un software para gestionar y mejorar los procesos de calidad, se piensa que sólo es para que el equipo o la persona de calidad lo use y por eso la inversión suele verse como innecesaria o exagerada. La verdad es que la calidad les compete a todos, no importa el cargo o área. Esta tarea es una de las tantas que debe hacer el equipo de calidad: sensibilizar a los colaboradores de la organización para que también tomen un papel activo en las labores de gestión y sean conscientes de que cualquier acción u omisión desde su cargo o área, impactará la calidad.
3. La transición a un software es tediosa y complicada:
Lo cierto es que cuando en la organización no se ha establecido la cultura de mejora continua y de la importancia de los Sistemas de Gestión de Calidad, una vez llegue un software como Daruma para ser implementado, se sentirá brusco e impositivo. Pero cuando dentro de las organizaciones los colaboradores, desde antes de la llegada del software, son conscientes de que todos sus procesos impactan en los objetivos de calidad, estrategia y mejoramiento, la transición se dará de manera natural y para nada agresiva. Una vez más, el trabajo de los líderes es de suma importancia, pues se debe entender que el equipo de calidad (sean 2 ó 5 personas) no debe ser el único involucrado con los procesos de la gestión al interior de la organización y que, por ende, otras personas también utilizarán y se beneficiarán del software.
Si en una organización no se tiene la cultura de mejora, no quiere decir que sea imposible implementar un software y sacarle el mayor provecho, pues desde el área de calidad se pueden proponer estrategias para que la transición sea fluida para el resto de los colaboradores. Una buena opción puede ser flexibilizar los documentos estableciendo parámetros para que sean más sencillos de elaborar o con menos texto.
Además de esto, debes saber que al adquirir Daruma en tu organización, cuentas con un acompañamiento que permite capacitar a tus colaboradores para que saquen el mayor provecho del software. Aquí podrás encontrar los distintos servicios que ofrecemos para que lleves tu organización al siguiente nivel de calidad.
4. La calidad sólo es responsabilidad del área que lleva este nombre:
Como lo desmentimos en el punto anterior: calidad no sólo le compete al equipo de 2 ó 5 personas, sino a todos los colaboradores de la organización. Se deben socializar al interior de las empresas los objetivos de la gestión de la calidad y cómo se deben aplicar. Esto facilitará y mejorará los procesos de gestión, pues nadie sabe mejor cuáles son las responsabilidades y tareas que se llevan a cabo en determinado cargo que la persona que las realiza. También, es importante que desde los liderazgos se promueva y se hable de la importancia de mantener alineadas las estrategias de cada área con los Sistemas de Gestión de Calidad, pues esto contribuye a que a la hora de implementar un software las personas lo involucren en sus rutinas fácilmente y no esperen que el equipo o la persona de calidad llegue a realizar ese trabajo por ellos. Sobre todo, porque el ambiente de Daruma promueve el trabajo colaborativo, es decir, que cada persona haga su aporte para enriquecer y fortalecer sus sistemas de gestión, sacando así el mejor provecho de la herramienta.
5. La gestión de calidad implica más trabajo:
Se cree que por implementar un sistema que requiere cargar documentos regularmente en una plataforma que no habían manejado antes es trabajo extra. Cuando llega Daruma a las organizaciones, los colaboradores se enfocan erróneamente en el tiempo y esfuerzo que les tomará adaptarse a la nueva dinámica y no logran ver el valor que les puede dar en sus cargos y/o áreas implementar un software para gestionar sus procesos y organizar su gestión. Un ejemplo claro es la pérdida de información, que a la larga implica realizar procesos dos veces, perdiendo tiempo y recursos.
A continuación te contamos un caso real de esta situación: en la auditoría de una empresa en el año 2015 se establece una no conformidad, los equipos involucrados realizan reuniones y actas para mejorar este incumplimiento. Cinco años después, durante la auditoría del 2020 se establece, de nuevo, la misma inconformidad. Debido a que sus documentos no estaban organizados y centralizados, la información y los planes de acción que se llevaron a cabo en el 2015 se perdieron, esto implicó que tuviesen que reunirse nuevamente para realizar el mismo proceso de hace cinco años. Ninguno se acordó que esta no conformidad ya la habían trabajado y que hasta un plan de acción ya se había diseñado.
Con la implementación de Daruma esto no sucedería, pues si después de la nueva auditoría se revisa el historial, se sabrá lo que realizaron en el 2015 y esa información estará disponible y lista para analizar qué del plan de acción que se diseñó en ese momento sirvió y qué no. Es así como Daruma optimiza tiempo y costos, pues se reduce la cantidad de reprocesos, permitiendo que las organizaciones se encaminen hacia la mejora continua.
En Daruma, hemos desarrollado diferentes módulos y soluciones que han sido probados y aprobados por distintas organizaciones en Colombia y Latinoamérica ¡Ya son más de 150 organizaciones que se han apoyado en Daruma y su experiencia para llevar sus organizaciones hacia la mejora continua!