Esta norma establece los requisitos para la implementación de un sistema de gestión de la calidad aplicable a la rama ejecutiva del poder público y otras entidades prestadoras de servicios. Se enfoca en mejorar su desempeño y su capacidad de proporcionar productos y/o servicios que respondan a las necesidades y expectativas de sus clientes.
PRINCIPIOS DE GESTIÓN
- Enfoque hacia el cliente: Comprender las necesidades de los clientes, cumpliendo requisitos y esforzándose por exceder expectativas.
- Liderazgo: desarrollar conciencia hacia la calidad, involucrando a los servidores públicos y/o particulares para el logro de los objetivos de la entidad.
- Participación activa de los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas.
- Enfoque basado en procesos: generar valor, articulando la red de procesos de las entidades.
- Enfoque del sistema para la gestión: la gestión de los procesos y sus interrelaciones como un sistema contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos.
- Mejora Continua: implementar maneras más prácticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades
- Enfoque basado en hechos y datos para la toma de decisiones: las decisiones eficaces, se basan en el análisis de los datos y la información, y no simplemente en la intuición.
- Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes y servicios: relación beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor.
- Coordinación, cooperación y articulación: el trabajo en equipo, en y entre entidades es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles.
- Transparencia: Garantizar el acceso a la información pertinente de sus procesos para facilitar el control social.
REQUISITOS GENERALES
La entidad debe:
a) identificar los procesos que le permiten cumplir la misión que se le ha asignado.
b) determinar la secuencia e interacción de estos procesos.
c) determinar los criterios y métodos necesarios para asegurarse de que tanto la operación como el control de estos procesos sean eficaces y eficientes.
d) asegurarse de la disponibilidad de recursos e información necesarios para apoyar la operación y el seguimiento de estos procesos.
e) realizar el seguimiento, la medición y el análisis de estos procesos.
f) implementar las acciones necesarias para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de estos procesos.
g) identificar y diseñar, con la participación de todos los servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas, los puntos de control sobre los riesgos de mayor probabilidad de ocurrencia o que generan un impacto considerable en la satisfacción de necesidades y expectativas de calidad de los clientes, en las materias y funciones que le competen a cada entidad.
COMPONENTES:
- Gestión Documental:
- Generalidades
- Manual de Calidad
- Control de Documentos
- Control de los registros
- Responsabilidad de la Dirección:
- Compromiso de la Dirección
- Enfoque al cliente
- Política de la calidad
- Planificación
- Responsabilidad, autoridad y comunicación
- Revisión por la dirección
- Gestión de los recursos:
- Provisión de recursos
- Talento Humano
- Infraestructura
- Ambiente de trabajo
- Realización del Producto o Prestación del Servicio:
- Planificación de la realización del producto o prestación del servicio
- Procesos relacionados con el cliente
- Diseño y desarrollo
- Adquisición de bienes y servicios
- Producción y prestación del servicio
- Control de los dispositivos de seguimiento y medición
- Medición, Análisis y Mejora:
- Generalidades
- Seguimiento y medición
- Control de producto y/o servicio no conforme
- Análisis de datos
- Mejora
Fuente: Elaboración propia a partir de la Norma. https://www.colciencias.gov.co/sites/default/files/ckeditor_files/normaTecnica-sgc.pdf
