Es habitual, que cuando una empresa designa a alguien que no dispone de conocimientos y no está familiarizado con la aplicación de la norma ISO 9001, el proceso de implantación se alargue considerablemente y a veces se quede en el intento. El proceso de elaboración de la documentación requiere reestructurar la existente en la empresa y eso, inicialmente, se refleja en un exceso de burocracia, que muchas empresas dejan en un segundo plano.
Otro de los motivos por el que se alarga el proceso de elaboración, es debido, a que la persona designada a poner en marcha el sistema de gestión, compagina estas funciones con otras que ya tenía asignadas con anterioridad, provocando un exceso de trabajo por su parte, y a menudo dejando en un segundo lugar el control de la documentación.
Para que no sea tan pesado la redacción del manual y de los documentos del sistema de gestión de calidad, os recomiendo realizarlo por bloques, dando una estructura adaptada a su empresa. ¿A qué me refiero con bloques? Pues diferentes apartados, que pueden asociarse con los departamentos de la empresa. Por ejemplo:
- Organización: definición, alcance, entorno, mapa de procesos (definición de los procesos de la empresa), política de calidad…
- Control de documentación: elaboración, organización de la documentación del sistema
- Prevención (ISO 9001:2015): control de la evaluación de riesgos.
- Bloque de RRHH: definición de los puestos de trabajo, funciones, organigrama, contratación, organigrama, delegaciones por ausencia, currículums, formación, capacitación del personal, evaluación de la eficacia, comunicación y concienciación del personal (para ISO 9001:2015)…
- Relaciones con los clientes: pedidos, ofertas, contratos, satisfacción del cliente, gestión de facturación y cobros.
- Compras y subcontrataciones: Requisitos y evaluación de proveedores, metodología a seguir.
- Diseño: Si la empresa diseña algún producto o proyecto.
- Prestación de servicio o elaboración del producto: especificar y detallar el/los procesos claves que realiza la empresa. Identificación y trazabilidad, control documental relacionada y generada por el proceso.
- Gestión de los equipos y maquinaria
- Infraestructura: Instalaciones, vehículos…
- Bloque de seguimiento, medición, análisis y mejora: revisión del sistema, auditorias internas, reclamaciones, acciones correctivas, servicio no conforme, producto no conforme, mejora continua, objetivos e indicadores…
- Archivo de la documentación
Si existe algún apartado que no aplique a la empresa, en el manual se deberá explicar que no aplica y el porqué.
En el Manual de Calidad, únicamente se tiene que definir los diferentes puntos para la empresa en base a los requisitos de la norma y explicando cómo se aplican en la empresa, sin entrar en la metodología a utilizar o aplicar, ya que será en los procedimientos donde se tendrá que especificar con todo detalle cómo se hace, cómo se nombra, quien lo realiza y que registros o qué documentación se genera, cómo los rellenan e identifican, dónde la almacenan y con qué criterio.
Una vez que se han definido los diferentes apartados en el manual de calidad, se tienen que elaborar los principales documentos del sistema, donde quedará definida la organización:
- Política de calidad de la empresa
- Mapa de procesos de la empresa
- Objetivos e indicadores
- Organigrama nominal y funcional
Cuando se tenga redactado y definidos todos los puntos anteriores, la elaboración de los procedimientos e instrucciones será un proceso fácil y rápido, y que lo único que se tiene que explicar paso a paso es la metodología que se realiza habitualmente para cada uno de los bloques.
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Lo hace a través de su ciclo documental, el cual permite su control, publicación y distribución. obteniendo el control de los registros y documentos externos necesarios para la operación de los sistemas de gestión. De igual forma, realice el registro y seguimiento a las solicitudes de tipo documental.
Fuente: http://nuevagerencia.com/claves-para-elaborar-la-documentacion-segun-iso-9001/
