Con el propósito de prestar servicios de buena calidad y a bajo costo, para impactar positivamente a las necesidades de la sociedad, el Estado ha hecho grandes esfuerzos para mejorar la eficacia y la gestión de las instituciones públicas y sus funcionarios.
Año a año se actualizan normatividades y modelos que guían la labor de las organizaciones para el cumplimiento y la mejora continua. Desde 1998 se viene trabajando con el SISTEDA, en el 2004 aparece el GP 1000, hoy en día contamos con el MIPG, Modelo Integrado de Planificación y gestión, que conjuga lo mejor de los modelos anteriores en siete dimensiones que abarcan todos los aspectos relevantes de la gestión pública.
Tuvimos la oportunidad de compartir la experiencia de nuestro consultor aliado Jairo Ángel Gómez de GENSI y nuestro profesional Gabriel Eduardo Salamanca, quienes cuentan con gran experiencia en el sector y en la implementación de modelos y sistemas de gestión, y nos hablan sobre el MIPG.
Entendiendo el propósito fundamental de esta herramienta, ¿cómo se estructura?
Justamente por su propósito, el MIPG parte de la dimensión más importante que es el talento humano (el ser humano y su comportamiento) y alrededor giran 3 dimensiones que corresponden al ciclo PHVA (planificar, hacer, verificar y actuar), enmarcado en el direccionamiento estratégico institucional, gestión con valores para resultados (que se refiere a la prestación de servicios con valores) y posteriormente, la evaluación de resultados. Esta gestión es la que nos va a ayudar a lograr los objetivos.
Orbitando alrededor de este modelo hay 3 elementos bien importantes que son: el conocimiento (cómo la institución debe hacer gestión del conocimiento, tanto del que está adentro como del que está afuera, porque la institución genera mucho cocimiento y debe sistematizarlo). Las comunicaciones, importante comunicarse con la ciudadanía y otras partes interesadas. Finalmente, se encuentra control interno con una mirada desde la prevención, para ayudar a que se cumplan los objetivos institucionales y prevenir temas como la corrupción, soborno, entre otros, que hacen que la institución se desvíe y llegue a un nivel de incumplimiento de los compromisos que tiene la entidad.
En términos generales, este modelo está muy bien diseñado, bien articulado y tiene mucho sentido común, pero es exigente. Al final todas las dimensiones están integradas entre ellas en torno a las personas y logrando un resultado positivo para la sociedad, que es lo que se espera.
¿Cuál debería ser la estrategia de la institución para abordar la implementación del MIPG con un enfoque integral?
Este modelo, comparado con otros, es gigante. Porque la responsabilidad social que tiene el Estado frente al cumplimiento de ciertos requisitos frente a la ciudadanía es mucho más amplia. Entonces en este modelo se encuentran muchas aristas y variable que deben trabajar de manera integrada.
Para empezar, el modelo establece 18 políticas que van a ayudar a que todas las entidades estén caminando hacia el mismo lado. Por ejemplo: política de seguridad de la información, defensa jurídica, etc. Esto implica que las entidades tomen estas políticas transversales y hacer que se apliquen y vivan dentro de la organización.
Como son tantas las responsabilidades de las organizaciones, estas deben manejar diferentes variables. Habrá que entender que en algunas dimensiones simplemente mencionando una política podríamos identificar qué sistemas se desprenden, para implementar, por ejemplo, un sistema de gestión ambiental, un subsistema de seguridad de la información o de Compliance.
Lo que debemos entender es que preparar una organización al 100% toma tiempo, así que vale la pena trazar un plan de trabajo a largo plazo, de transformación paulatina, entendiendo los esfuerzos que implican cada uno de los componentes de este modelo. En algunas organizaciones el esfuerzo es alto porque seguramente nunca han hecho la implementación de un ítem en particular, de pronto otros ítems los tienen más desarrollados.
Entonces, lo primero que hay que hacer es un buen diagnóstico en función de identificar realmente los objetivos propios de la organización.
Segundo, un plan de trabajo a partir de este diagnóstico, muy aterrizado a la realidad y a la cultura institucional, identificando qué se tiene y qué no se tiene, construyendo una curva de aprendizaje. No se trata de tomar un modelo de gestión del riesgo e inyectarlo, sino que las personas deben aprenderlo porque algunos aún se confunden entre fuente y causa, impacto, riesgo y todavía no utilizan una evaluación del control para saber si pueden disminuir este riesgo, si disminuyen la probabilidad o el impacto. Entonces este no es un tema del que se pueda estipular un tiempo estático y concreto, porque es todo un proceso de crecimiento.
Esto puede llevar mucho tiempo y aquí es importantísimo aplicar estrategias como La continuidad, porque es muy probable que en un periodo de tiempo de 3 o 4 años no se logren los resultados esperados y la administración que siga debe darle continuidad a lo que ha venido desarrollándose.
La otra estrategia son los seres humanos, y el MIPG no se equivoca en este aspecto, si nosotros queremos que este o cualquier otro modelo funcione, debemos contar con personas que realmente estén comprometidas con el proceso, que se apropien y tengan sentido de pertenencia, desde los líderes y los colaboradores. De aquí se desprende la política de integridad, pues el Estado está preocupado por la legislación en materia de corrupción, pues lo que se busca es que los seres humanos no tengan estos comportamientos.
¿Cuáles son los principales riesgos en la implementación que pueden afectar la estrategia?
Parte fundamental del éxito en este proceso son los actores y sus intereses. Cuando estos tienen un pensamiento egoísta y quieren sacar provecho, es perjudicial. A veces es un tema de voluntad y otras veces es desconocimiento y necesitan que alguien los oriente. Entonces uno de los riesgos es la administración de turno, que no responde a las necesidades de la sociedad.
Otro riesgo significativo está en la desorientación a la hora de la implementación y esta carga la debemos ayudar a soportar los consultores, porque muchas veces no se comprende bien el modelo. Saber guiar es una responsabilidad muy grande.
El último, de nuevo, es la falta de compromiso de todo el equipo de trabajo. Cuando llegamos a una cultura organizacional donde la gente está cansada. Fatigada de que les hablen de normas, que vean que eso no funciona porque lo intentan varias veces y no trasciende, cuando ven falta de liderazgo.
También está la presión que se les aplica a los líderes intermedios, quienes solamente deben cumplir, ser eficaces, prestar el servicio, entonces ¿dónde queda la implementación del MIPG? Que da en pausa para cuando haya tiempo.
La tecnología también es un riesgo. Algunas herramientas que se diseñan para cumplir con estos requisitos, no son fáciles de manejar, incomprensibles, poco prácticas para implementar.
Seguramente son diversas las estrategias que se pueden implementar para cumplir a cabalidad con las normativas y garantizar servicios de calidad a los ciudadanos, pero es clave tener en cuenta que el conocimiento sobre el Modelo Integrado de Planificación y Gestión y la voluntad de aplicarlo, son fundamentales para lograr el éxito en cualquier gestión.