"Las auditorías refuerzan la cadena de valor y confianza que se pone en marcha al someter a revisión los procesos de las organizaciones"
Cuando hablamos de auditorías solemos pensar en un proceso que implica un ente evaluador, encargado de revisar minuciosamente cada aspecto de la organización. Si bien esto es cierto, existen también las auditorías internas, en las que la misma empresa monitorea sus procesos, evaluando el cumplimiento, identificando puntos débiles, implementando planes de acción y fortaleciendo la mejora continua.
Beneficios de auditar el sistema de gestión:
Las auditorías internas son un requisito normativo (ISO 9001:2015) que busca garantizar la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad de manera coherente con los planes estratégicos, alineada al seguimiento de los procesos y eficaz para el cumplimiento de los objetivos. No obstante, las auditorías son también una herramienta de mejora continua que promueve el crecimiento de las organizaciones, fortaleciendo su cultura basada en la calidad.
Las auditorías internas del Sistema de Gestión de la Calidad benefician aspectos como:
La eficiencia de los procesos, evitando los reprocesos y optimizando el uso de los recursos.
La satisfacción de los clientes, quienes podrán recibir productos y servicios de mayor calidad.
La imagen, seguridad y confianza de la organización a nivel interno y externo.
El aumento de la productividad y competitividad en el mercado.
La comunicación entre los diferentes niveles, promoviendo una mayor interacción e integración entre las áreas para la mejora de los procesos.
Es así como las auditorías dejan de ser solo un requisito y se convierten en mecanismos fundamentales para el seguimiento y la mejora continua dentro de las organizaciones.
Auditar para mitigar los riesgos:
La gestión de riesgos es uno procesos más relevantes dentro de las organizaciones, que con la reciente crisis ha cobrado mayor importancia, pues consiste en identificar, analizar, evaluar y tratar las exposiciones a potenciales factores nocivos. Este proceso conlleva el monitoreo de los resultados y los recursos destinados a mitigar aquellos efectos adversos y aprovechar las oportunidades para el mejoramiento.
La auditoría interna basada en la gestión de riesgos empresariales busca:
Proporcionar criterios de decisión sobre el diseño y la eficacia de los procesos.
Asegurar que los riesgos sean evaluados y monitoreados correctamente.
Evaluar los procesos de gestión de riesgos y planes de acción para evitar recurrencias.
Además, una de las funciones clave de la auditoría interna es garantizar que los riesgos se hayan administrado de forma adecuada, beneficiando aspectos como:
La participación activa de la alta dirección, quien evalúa y responde a los riesgos de la organización.
La respuesta al riesgo de manera efectiva, pero no excesiva.
La toma de medidas de control adicionales cuando existe riesgo residual.
La adecuada identificación, acción, clasificación y comunicación de las respuestas frente a los riesgos.
La promoción de la mejora continua del sistema dentro de toda la organización.
Tecnologías para auditar:
Las tecnologías ofrecen diversas posibilidades para llevar a cabo las auditorías, permitiendo analizar conjuntos de datos cada vez mayores con más precisión y mejorando la comunicación y la colaboración con las áreas auditadas. A medida que el flujo de datos entre la organización y el auditor pase a ser más constante, también existirá mayor interacción y eficiencia en la implementación de planes de acción que permitan fortalecer el mejoramiento.
Con plataformas colaborativas como Daruma se consiguen dos objetivos:
El primero, gestionar los requerimientos y la información de manera centralizada, permitiendo mayor trazabilidad y seguimiento en cada momento del avance de la auditoría.
El segundo, presentar los hallazgos sobre los datos analizados de cada proceso, a través de la visualización de resultados y la generación de informes para darles manejo con la implementación de planes de acción.
Cada vez es más evidente que la relación entre el auditor y la organización sigue experimentando una notable evolución gracias a la aplicación de herramientas tecnológicas avanzadas, con ventajas no sólo para los gestores de la empresa y los propios auditores, sino también para los distintos grupos de interés que operan en el mercado.
Es por eso que estas tecnologías, unidas al conocimiento profesional de los actores involucrados en las auditorías, permiten reforzar la cadena de valor y confianza que se pone en marcha al someter a revisión los procesos de las organizaciones, de cara a la mejora continua.
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