Consultamos a uno de nuestros expertos en Gestión de Calidad para que nos contaran cuáles son esas creencias más comunes que es necesario desmentir en el mundo de la calidad.
Existen diversas creencias erróneas sobre la gestión de calidad que pueden obstaculizar el desarrollo de una organización. Por eso, consultamos a uno de nuestros expertos en Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) para identificar y desmentir los cinco mitos más comunes. Antes de sumergirnos en ellos, repasemos qué es un SGC y por qué su implementación es clave para tu organización.
¿Qué es un Sistema de Gestión de Calidad?
Un sistema de gestión de calidad es el conjunto de elementos que están interrelacionados y orientados a conseguir un objetivo entre sí; cada uno de estos elementos tiene su propio proceso e impactan directamente a la meta que tiene la organización. Por ejemplo, una organización cuenta con distintos elementos para operar: recursos humanos y económicos, los conocimientos y experticia de los colaboradores, la infraestructura y los equipos o maquinaria. Los elementos o procesos que componen una organización pueden variar dependiendo de su naturaleza, pero lo que no cambia es la importancia de lograr su sinergia para el desarrollo de la operación.
¿Por qué implementar un SGC en una organización?
El principal objetivo de los Sistemas de Gestión de Calidad (o QMS por sus siglas en inglés) es alcanzar los más altos estándares de calidad (nacionales o internacionales) en un producto o servicio, es decir, articular todos los elementos que mencionamos anteriormente, para que estén orientados a conseguir la máxima satisfacción de los clientes.
En la familia de normas ISO 9000 se establecen las directrices para conseguir la calidad del producto o servicio deseada. Además, dentro de esta familia, se encuentra la norma ISO 9001 con la que una organización se puede certificar para demostrar que cumple con los más altos estándares de calidad. La finalidad de esta norma es llevar a las distintas organizaciones al éxito a través de siete principios: enfoque al cliente, liderazgo, motivación del personal, gestión por procesos, objetividad en las decisiones, mejora continua y alianza con proveedores.
A pesar de los claros beneficios que trae a una organización implementar los SGC, muchas veces se tienen ideas preconcebidas y erróneas de lo que es un software para implementarlo, es por eso que consultamos a uno de nuestros expertos en Gestión de Calidad para que nos contara cuáles son esas creencias más comunes que es necesario desmentir en el mundo de la calidad.
1.Calidad es solo diligenciar documentos y prepararse para auditorías:
La gente tiende a pensar que la gestión de la calidad sólo implica estar preparados para las auditorías y que todos los procesos cuenten con un documento que los respalde. Se piensa, también, que el área de calidad sólo existe para mantener u obtener certificaciones, y lo que suele suceder es que, una vez estén “chequeadas”, los vicepresidentes, gerentes y jefes no se involucran más allá. Por esto, implementar una cultura de calidad desde los liderazgos en las organizaciones es de suma importancia. Además, uno de los errores que suele cometerse es que se cree que calidad no tiene nada que ver con, por ejemplo, objetivos estratégicos, y al pensar esto se pierde de vista que la implementación de acciones de calidad a los procesos -para mantenerlos ajustados y optimizados- contribuye en gran medida a que se logre un objetivo estratégico establecido.
2. Invertir en un software de calidad no vale la pena:
Cuando llega el momento de buscar un software de gestión de calidad para apoyar y mejorar los procesos de calidad, se piensa que sólo es para que el equipo o la persona de calidad lo use y por eso la inversión suele verse como innecesaria o exagerada. La verdad es que la calidad les compete a todos, no importa el cargo o área. Esta tarea es una de las tantas que debe hacer el equipo de calidad: sensibilizar a los colaboradores de la organización para que también tomen un papel activo en las labores de gestión y sean conscientes de que cualquier acción u omisión desde su cargo o área, impactará la calidad.
3. La transición a un software es tediosa y complicada:
Lo cierto es que cuando en la organización no se ha establecido la cultura de mejora continua y de la importancia de los sistemas de Gestión de Calidad, una vez llegue un software como Daruma para ser implementado, se sentirá brusco e impositivo. Pero cuando dentro de las organizaciones los colaboradores, desde antes de la llegada del software, son conscientes de que todos sus procesos impactan en los objetivos de calidad, estrategia y mejoramiento, la transición se dará de manera natural y para nada agresiva. Una vez más, el trabajo de los líderes es de suma importancia, pues se debe entender que el equipo de calidad (sean 2 ó 5 personas) no debe ser el único involucrado con los procesos de la gestión al interior de la organización y que, por ende, otras personas también utilizarán y se beneficiarán del software.
Si en una organización no se tiene la cultura de mejora, no quiere decir que sea imposible implementar un software y sacarle el mayor provecho, pues desde el área de calidad se pueden proponer estrategias para que la transición sea fluida para el resto de los colaboradores. Una buena opción puede ser flexibilizar los documentos estableciendo parámetros para que sean más sencillos de elaborar o con menos texto.
Con Daruma, no solo adquieres un software, sino un aliado estratégico. Nuestro acompañamiento incluye la capacitación necesaria para que tu equipo saque el máximo provecho de la herramienta, asegurando resultados efectivos desde el primer día. Descubre todos los servicios diseñados para impulsar la calidad en tu organización y llevarla al siguiente nivel.
4. La calidad sólo es responsabilidad del área que lleva este nombre:
Como explicamos anteriormente, la gestión de calidad no es responsabilidad exclusiva de un pequeño equipo, sino de todos los colaboradores de la organización. Socializar los objetivos de calidad y promover su correcta aplicación facilita y mejora los procesos, ya que nadie comprende mejor las tareas de un cargo que quien las desempeña. Desde el liderazgo, es clave alinear las estrategias de cada área con los Sistemas de Gestión de Calidad para que, al implementar un software, los equipos lo integren fácilmente en sus rutinas y no deleguen esta responsabilidad solo al área de calidad. En Daruma, promovemos un entorno de trabajo colaborativo donde cada persona contribuye al fortalecimiento de los sistemas de gestión, maximizando el impacto de nuestras herramientas y transformando la calidad en un esfuerzo compartido que impulsa el éxito.
5. La gestión de calidad implica más trabajo:
Se suele creer que implementar un sistema de gestión que requiere cargar documentos regularmente en una plataforma desconocida genera trabajo extra. Sin embargo, cuando llega Daruma a las organizaciones, los colaboradores a menudo se enfocan en el tiempo y esfuerzo que tomaría adaptarse, sin reconocer el valor que un software de gestión de calidad aporta a sus funciones y áreas. Por ejemplo, la pérdida de información es una problemática común que, al no ser gestionada adecuadamente, obliga a duplicar procesos, desperdiciando tiempo y recursos. Con nuestros productos como Daruma para la gestión de documentos, esta situación se mitiga al centralizar y organizar toda la información, optimizando la gestión y mejorando la eficiencia.
Conoce el impacto de un buen SGC
A continuación te contamos un caso real de esta situación: en la auditoría de una empresa en el año 2015 se establece una no conformidad, los equipos involucrados realizan reuniones y actas para mejorar este incumplimiento. Cinco años después, durante la auditoría del 2020 se establece, de nuevo, la misma inconformidad. Debido a que sus documentos no estaban organizados y centralizados, la información y los planes de acción que se llevaron a cabo en el 2015 se perdieron, esto implicó que tuviesen que reunirse nuevamente para realizar el mismo proceso de hace cinco años. Ninguno se acordó que esta no conformidad ya la habían trabajado y que hasta un plan de acción ya se había diseñado.
Con la implementación de Daruma, esto no ocurriría. Al revisar el historial después de cada auditoría, se tendría acceso a la información de 2015, lo que permite analizar qué aspectos del plan de acción diseñado en ese momento fueron efectivos y cuáles no. De esta forma, Daruma optimiza tiempo y costos al reducir los reprocesos, impulsando a las organizaciones hacia la mejora continua de manera más eficiente.
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