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8 Claves de John Kotter para la Gestión del Cambio.
Control documental con tecnologías 4.0

Control documental con tecnologías 4.0, un aliado clave de la calidad

Sin duda alguna, las nuevas tecnologías han transformado el ecosistema industrial, generando avances que hace algunos años era imposible imaginar. Esta gran revolución, ha permitido importantes cambios y avances en los procesos de las organizaciones, incluyendo la calidad de sus productos y servicios. 

Es así como la revolución de la industria 4.0 se ha convertido en una herramienta que ha permitido la evolución de la calidad y con ella importantes avances en el manejo de la información, y por supuesto, de sistemas de gestión cada vez más evolucionados. 

El reto, no solamente conlleva al uso de importantes tecnologías para transformar las cadenas de valor sino también a la evolución de procesos tradicionales que se pueden convertir en aliados claves de la calidad de las organizaciones. 

Uno de esos procesos es el control documental, un mecanismo indispensable para hacer que el conocimiento trascienda a las personas y equipos de trabajo, pero también como herramienta clave para la memoria organizacional a lo largo del tiempo que promueve y fortalece la mejora continua. 

Automatizar el control de documentos con las mejores herramientas de Inteligencia Artificial (IA) y calidad 4.0, será un aliado insuperable para aumentar la confianza en la operación de los procesos y generar ahorros en tiempo y recursos de las organizaciones.

Pero, ¿Cómo asumo este reto? Aquí te contamos todos los beneficios de este aliado clave de esta nueva revolución tecnológica.

Control documental con tecnologías 4.0

Cuando se habla de calidad 4.0 se hace referencia a la evolución de los sistemas de gestión y a sus herramientas para alcanzar estos los objetivos de una organización y el control documental es clave en este proceso de transformación digital. 

A menudo las organizaciones definen cómo deberían operar y lo evidencian a través de la documentación que centralizan, lo que aporta éxito a las organizaciones representado en la generación de valor desde el cumplimento normativo de los requisitos de ley hasta la rentabilización del ciclo cerrado de mejoramiento para lograr la apropiación de conocimientos de las personas. 

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Beneficios y ventajas

Aquí te contamos por qué el control de documentos con tecnología 4.0, te ayudará a mejor de manera rápida, eficaz y segura a lograr los objetivos de tu organización: 

  • Permite gestionar de manera digital y automatizada los requerimientos normativos, lo que le permitirá optimizar el tiempo invertido en estos procesos. 

  • Sus equipos de trabajo podrán evidenciar el control de cambios, de las solicitudes y abordar el cumplimiento de los tiempos de la documentación, así como garantizar notificaciones, acceso a la información y controlar la disponibilidad de copias obsoletas. 

  • Las nuevas tecnologías le permiten ahorrar tiempo valioso al tener todo de manera digitalizada y le ahorrará tiempo usado en recolectar firmas, generar copias para hacer entregas en físico y actualizando la documentación, así como tratando de asegurar que todas las personas accedan y trabajen en los documentos vigentes. 

  • Puede conseguir un almacenamiento y gestión de documentos con barreras de seguridad y confidencialidad en los casos que se requiera. 

¿Cómo lograrlo?

Para hacer de la tecnología un aliado de tu organización es recomendable dar el primer paso: aceptar que transformación digital está aquí y  es una gran herramienta para la calidad. 

Sin embargo, es importante tener objetivos claros y apoyarse de un buen software para su sistema de gestión. Se recomienda además analizar el contexto y el estado de su empresa, definir los objetivos que quiere lograr, determinar las tecnologías que quiere usar y que se adaptan a las competencias y habilidades de sus colaboradores, y por último, y no me menos importante, motivar y fomentar la implementación de la calidad 4.0. 

Nosotros te ayudamos

Daruma te permite administrar de manera segura y eficiente los documentos de tu organización con un grupo especializado de herramientas avanzadas que te ayudarán a potencializar la capacidad del control de documentos.

A través de la combinación de nuevas tecnologías de la Calidad 4.0, ofreciendo al usuario una poderosa experiencia a partir de la analítica, la inteligencia artificial (IA), machine learning, blockchain, big data, computación en la nube y mucho más, para fortalecer el compromiso con la calidad a través de la validación del conocimiento en todos los equipos de trabajo.

¡Invierte en nuevas funcionalidades para el Control Documental que  aporten al crecimiento y la rentabilidad de tu organización!

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