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Control de documentos, un paso clave para los Sistemas de Gestión.
Control de documentos, un paso clave para los Sistemas de Gestión

Control de documentos, un paso clave para los Sistemas de Gestión

Implementar un control de documentos en los sistemas de gestión de calidad, es un elemento clave para que las organizaciones puedan establecer las bases para tener información actualizada, confiable, pertinente y verificada.

Es así como este proceso se ha convertido en un paso eficiente y práctico para organizar y estandarizar datos o documentos que permitan desarrollar, mantener y controlar los registros de un sistema de gestión de calidad, garantizando la aplicación de procedimientos y documentando las tareas de las organizaciones.

El control documental es además un requisito para los estándares ISO 9001, que contempla varias precisiones de acuerdo al tipo de organización, procesos, competencias del personal y complejidad en el manejo de documentos.

Si usted está implementando un sistema de gestión de calidad y quiere organizar sus documentos y controlarlos de manera rigurosa, pensar en un software para ese control de documentos es un primer paso para realizarlo.

Beneficios

El control de documentos en los sistemas de gestión genera algunos de estos beneficios para las empresas:

  1. Actualización: permite mantener información, procedimientos, manuales, entre otros documentos actualizados y con sus últimas modificaciones.

  2. Seguridad: garantiza que los documentos se encuentren en un lugar seguro y con control de cambios.

  3. Documentar la información requerida por ISO 9001.

  4. Organización: puede mantener ordenada la información documentada que la organización considera necesaria para la eficacia del sistema de gestión de calidad.

  5. Identificar: las organizaciones pueden categorizar y tener documentos con identificación y descripción.

  6. Mejorar: estos procedimientos le permiten mantener un orden a la organización y hacer procesos de mejora para la misma.

Control de documentos para ISO 9001

Organizar los documentos de manera rigurosa, también les permite a las organizaciones cumplir con los requerimientos de información documentada definida por ISO 9001.

Por lo anterior, en el momento de implantar su sistema de gestión de calidad, la organización establece los siguientes controles:

  1. Crear y elaborar los documentos. Se recomienda realizar la identificación y la descripción, definir el formato y los medios de soporte y revisar y aprobar según la adecuación de la norma.

  2. Controlar acceso, distribución, recuperación y utilización.

  3. Asegurar la disponibilidad y distribución de los documentos.

  4. Conservación y control de versiones de cambios.

  5. Revisión y actualización.

Cada uno de estos controles depende de los sistemas de gestión de las organizaciones.

¿Quieres saber cómo realizar un control de documentos para tus sistemas de gestión? Contáctanos

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