En una auditoría, no somos rivales, sino un equipo. Tanto el auditor como el auditado deben compartir un objetivo común: mejorar el desempeño de la organización y optimizar sus procesos. La clave está en colaborar, no competir", señala el Ing. Carlos Julio Acosta, Consultor y Auditor de sistemas de gestión empresarial en SIG CONSULTORIAS.
Las organizaciones han avanzado significativamente en la implementación de sistemas de gestión, en gran parte gracias a la tecnología. Paralelamente, los auditores han adoptado un enfoque más orientado al negocio, evaluando el cumplimiento normativo con una visión más amplia y enfocada en los resultados positivos de la organización.
A continuación, te compartimos las valiosas recomendaciones que el Ing. Acosta brindó durante una charla, dirigidas a organizaciones que buscan enfrentar auditorías con éxito y utilizar este proceso como una herramienta de mejora continua:
1. Conocimiento: La Clave para la Seguridad
Dominar los requisitos de los sistemas de gestión es fundamental para enfrentar una auditoría con confianza. Este conocimiento proviene de capacitaciones, lecturas y tutorías sobre el sistema de gestión, el ciclo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar, Actuar) y los requisitos legales y normativos. Es crucial que el equipo esté constantemente capacitado y reeducado para mantener un nivel óptimo de preparación.
2. La Importancia del Lenguaje:
Una auditoría es, ante todo, un proceso de comunicación. Es fundamental entender la terminología técnica que usa el auditor y responder con precisión. Durante los primeros minutos, se establece un acuerdo entre auditor y auditado para asegurar que la comunicación fluya sin malentendidos, evitando posibles no conformidades debido a errores de interpretación.
3. Acceso a la Información:
Un sistema de gestión eficiente es, en esencia, un sistema de organización. Durante una auditoría, es esencial tener acceso rápido a la información relevante. El líder del proceso debe prepararse con antelación, asegurando que toda la documentación esté a mano y organizada. El uso de tecnologías para gestionar y almacenar información es crucial para proyectar una imagen sólida y bien preparada ante el auditor.
4. Anticiparse al Auditor:
Conocer el enfoque y las metodologías de trabajo del auditor puede proporcionar una ventaja significativa. Sin embargo, esta anticipación debe nacer de un espíritu de colaboración. Auditado y auditor deben compartir el objetivo de mejorar la organización. Algunas empresas capacitan a todos sus líderes, no solo a los auditores internos, para que desarrollen la habilidad de prever y responder de manera efectiva durante una auditoría.
5. El Ciclo PHVA en Acción:
El ciclo de mejora continua PHVA es esencial, pero no siempre se sigue de la misma manera en las auditorías. Los auditores a menudo comienzan por verificar y actuar, asumiendo que ya se ha planificado y ejecutado adecuadamente. Es crucial que las organizaciones estén preparadas para mostrar resultados sólidos, evidenciando un control efectivo del proceso y herramientas de mejora.
6. Presentación Clara del Proceso:
Una presentación detallada del proceso, que incluya nombre, caracterización, entradas, salidas, indicadores, mediciones y análisis gráficos, facilita enormemente la labor del auditor. Utilizar plantillas, como el "informe de tres generaciones", puede ayudar a los líderes a exponer claramente los resultados, destacando la buena gestión de la organización.
7. Empatía con el Auditor:
Las auditorías pueden generar tensiones, especialmente cuando participan personalidades fuertes. Es vital mantener una actitud receptiva y empática, promoviendo un ambiente de colaboración en lugar de conflicto. Este enfoque es clave para que el proceso fluya y contribuya a la mejora continua de la organización.
8. Reconocer las Falencias:
Es importante aceptar con humildad las deficiencias evidentes. Aunque es posible argumentar ciertos resultados, en ocasiones, las no conformidades están respaldadas por evidencia clara. Reconocer las áreas de mejora es fundamental para avanzar.
9. Confirmación de Hallazgos:
Es crucial que el proceso de auditoría incluya una retroalimentación final para evitar sorpresas. Este feedback permite aclarar cualquier malentendido y asegura que ambas partes estén alineadas en las conclusiones de la auditoría.
10. Actualización Constante de la Información:
Los sistemas de gestión son dinámicos y deben reflejar cambios y actualizaciones constantes. Los auditores no deberían encontrar los mismos procesos cada vez que visitan una organización. La actualización continua, basada en cambios en el entorno y los riesgos, es esencial para mantener la relevancia del sistema.
Hace algunos años, la norma ISO 19011:2018 ya preveía la necesidad de auditorías remotas, enfatizando la importancia de las tecnologías de la información y la comunicación para llevarlas a cabo. En el contexto actual, con la virtualidad en auge, las recomendaciones del Ing. Acosta cobran más relevancia que nunca, especialmente para minimizar los riesgos técnicos y asegurar la efectividad de las auditorías remotas.
Después de implementar estos consejos y asegurar que tu organización cuenta con la infraestructura y los canales necesarios para dar continuidad a la auditoría, incluso ante imprevistos, es fundamental adaptar los sistemas de información para que la accesibilidad y el trabajo remoto sean posibles.
Estos valiosos aprendizajes nos permiten derribar el mito de que el auditor está allí para buscar fallas. En realidad, su objetivo es descubrir la verdad, y esa verdad puede ser positiva. Con una buena preparación, podemos demostrar que nuestros procesos y sistemas están sólidos y bien gestionados, mostrando lo mejor de nuestras organizaciones.
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