Presente y futuro de los Líderes de Calidad

Daruma, líderes de calidad

Los profesionales de calidad cumplen una labor muy importante dentro de las organizaciones y actualmente su rol impone nuevos retos y transformaciones para lograr los objetivos, es por esto que nos centraremos en este artículo en el presente y futuro de los líderes de calidad.

Nuestra Gerente de Clientes y Consultora, la ingeniera industrial Diana Marcela Bustos Astaiza, experta en calidad y sistemas de gestión, nos comparte sus percepciones sobre los cambios que se han dado en los últimos tiempos.

¿Cuáles son las principales necesidades que tiene un responsable de calidad frente a los sistemas de gestión?

Actualmente, las necesidades en todos los sectores y en diferentes compañías de diferentes tamaños, son básicamente las mismas y se observan tendencias similares: 

1. Momento de la compañía. Muchas veces se establecen herramientas, actividades, planes y programas que van encaminados a momentos de la compañía distintos. Entonces aparece la frustración en el cargo al ver que el proceso no avanza y esto se debe a que no hemos entendido el momento de compañía. 

Es diferente definir actividades para una empresa que recién se va a certificar o que tiene poco tiempo de estar certificada, a una empresa que lleva 20 años de certificación. Son momentos de compañía distintos porque hay niveles de conciencia organizacional distintos. Esto hace que las herramientas que establezcamos cambien. Al inicio, cuando los sistemas no son muy maduros, debemos plantear actividades que sean de control porque las personas aún no están habituadas a las buenas prácticas y esto implica un cambio de mentalidad para lograr que los procesos se lleven a cabo cierta manera. Entonces, se hace muy necesario que apliquemos controles para ayudarle a las personas a alcanzar esos niveles de entendimiento y que el nivel de conciencia frente a la labor cambie. Si no entendemos esos momentos de compañía, nos vamos a sentir frustrados y no vamos a alcanzar los resultados que esperamos.

2. Apoyo de la gerencia. En la norma incluso se establece que la gerencia debe estar más comprometida, pero muchas veces ésta se queda solamente en brindar sólo los recursos económicos, pero también se requiere el apoyo y la autoridad que se le debe entregar a las personas que están en los roles de liderazgo para establecer los lineamientos de trabajo. Apoyos como, que al emitir de un comunicado el gerente responda el correo mostrando su interés; el ejemplo, porque es la mejor manera de enseñar y muchas veces los gerentes son los primeros desobedientes dentro de los sistemas. Las personas todo el tiempo observan a sus líderes para seguir el ejemplo y necesita este apoyo.

3. Comunicación. No es lo mismo comunicarse con el área táctica, estratégica u operativa. Los niveles de comunicación y el mensaje tienen que ser distintos. Entonces se vuelve necesario para las personas en este rol, tener canales muy eficaces hacia las personas porque esto facilita la creación y el sostenimiento del sistema de gestión. Es una necesidad muy importante.

4. Sistemas ágiles y prácticos. Muchas veces pensamos que al llenarnos de formatos estamos teniendo el mejor sistema de calidad y la verdad es que resulta tedioso para la gente. Todos tenemos que cumplir con indicadores, con mediciones y si se agregan muchas tareas más que van a limitar el tiempo para llegar al cumplimiento, a la gente no le va a gustar. Por ende, muchos de los errores, entre comillas, que comenten profesionales en este rol es llenar los sistemas, volverlos muy robustos y poco funcionales, porque a los colaboradores les va a costar mucho trabajo tomar decisiones eficientes con el caudal de información recaudada. Si tenemos formatos que no nos sirve, para qué los llenamos. Lo que necesitamos son sistemas ágiles, que nos permitan tomar decisiones reales para volver eficiente la empresa.

Es importante que la información nos permita tomar decisiones, por eso los líderes de calidad deben implementar sistemas ágiles que eviten los errores y reprocesos para garantizar el cumplimiento de los objetivos y el bienestar de las personas. Cuando hay eficiencia y la gente está feliz, también se evidencia en el retorno monetario de la inversión hacia los accionistas.

Es fundamental entonces, tener conciencia de la organización y el momento en el que está. Se requiere medir la maduración de la organización e identificar el rol que cumple el líder en ese momento, pero ¿cuáles serían las características que debe tener el profesional de calidad?

Actualmente los profesionales deben ser íntegros e integrales. Antes los sistemas eran opcionales como HACCP o la ISO 45001. Hoy, es importante que el profesional sepa integrar de manera simbiótica los sistemas, porque ya no se habla de sistemas aislados. Casi todos los sistemas tienen la misma estructura de alto nivel: los documentes, las acciones de mejora, los riesgos. Casi todos tienen los mismos criterios, pero especializados en su sector. Aquí el dilema que tienen las personas que ocupan este rol, es que todos estos sistemas se dispersen. Por esto, es vital que el profesional logre integrar los sistemas y articularlos, que pueda ver la empresa como eslabones conectados para lograr un mismo fin, que pueda aplicar la teoría general de sistemas (sistemas y subsistemas interdependientes). 

Necesitamos de sistemas de Salud y Seguridad en el Trabajo, SARLAFT, Habeas Data, Plan de Seguridad Vial, ISO, y todos éstos deben conversar entre sí. Así que es importante la visión integradora del profesional de calidad.

La comunicación. Si una persona de calidad no se logra comunicar es muy difícil lograr los objetivos. Si no logra comunicarse y convencer, por ejemplo, a los accionistas y a la gerencia, los recursos se ven afectados. Si no logra trabajar con los demás equipos y eslabones de la cadena, el sistema no sirve, porque la calidad depende de todos. Tiene que lograr un alto nivel de conciencia en la gente, porque el compromiso y aporte de todos es lo que finalmente logra el cumplimiento. 

Si alguien no llena un registro, llega el auditor y esto se convierte en una no conformidad, causada por una sola persona. Por ende, cuando entendemos la calidad total vamos a tener sistemas eficientes y depende de la buena comunicación. No se trata de enviar un correo con copia a todos, sino de identificar si las personas que lo reciben entienden el mensaje y si el objetivo de la comunicación se cumple.

Empatía, hábil de entender al otro. Ser buen lector de las personas y sus sentimientos, para lograr transmutar lo que esté pasando y lograr transmitir el mensaje que, finalmente, es el de lograr instaurar un nivel de conciencia en todos sobre la importancia del sistema de gestión, el cumplimiento y la calidad sin necesidad de tener una figura de policía que los obligue a realizar las tareas.

Como se evidencia, han cambiado mucho las competencias de los líderes de calidad. No se mira sólo en términos normativos, sino también humanos para lograr el ciclo de gestión o de mejora dentro de la organización.

Podemos sumar, además, que hoy en día existe una nueva generación de profesionales que hace un excelente uso de las tecnologías.

La tecnología es un aliado indiscutible para las personas de calidad, en la realización de tareas como el monitoreo y recolección de la información cuando la organización es grande, con muchos colaboradores y procesos. La tecnología se vuelve vital porque nos ayuda a tener el control del sistema y hacer seguimiento en el tiempo correcto para tomar acciones preventivas y correctivas.

Todo lo anterior nos demuestra que las empresas no sobreviven por ser grandes, sino por su agilidad y habilidad para leer a tiempo las situaciones y tomar acciones. En este punto ayuda mucho la tecnología. Ayuda en la toma de decisiones, ayuda en el cambio de cultura organizacional y la transformación digital, en la mejora de los procesos, en las personas, los clientes.

Con la pandemia, específicamente, la tecnología nos ha permitido seguir funcionando y cumpliendo desde nuestras casas. La tecnología nos ha permitido seguir comunicándonos. Evita reprocesos, nos ayuda a cuidar el medio ambiente y a su vez, crear sinergias entre distintas tecnologías.

En pocos años veremos que esta situación, que en principio parece trágica, fue un impulso para cambiar muchos aspectos organizacionales.

Partiendo del momento actual, estimemos el futuro, ¿cuál será el futuro del profesional de calidad?

Ese futuro no está muy lejano, cada vez es más latente la tecnología y la digitalización. Confirmamos que no necesitamos la presencialidad para cumplir con las labores. Muchas empresas comentan que tienen costos innecesarios en infraestructura, desplazamiento, tiempo, entre otros. Obviamente, todo en su proporción, pero muchos empresarios ya contemplan establecer roles desde el trabajo en casa. Seguramente, el sector de manufactura sí tendrá que seguir operando en la planta, pero otros se pueden flexibilizar.

Los horarios laborales también se han transformado, porque puede que las personas sean muy productivas en 2 horas o 2 días. Ya 9 horas de una persona sentada en una oficina puede no ser lo más productivo, puede no estar motivada. Ahora es más valioso medir a las personas por objetivos.

Estamos pues, en una transición y siempre luchamos contra el cambio, pero esta situación nos permitió vivir nuevas experiencias y relaciones entre colaborador – organización. El futuro es muy prometedor en cuanto a lo humano porque el trabajo remoto nos ha mostrado cómo es la interacción con la familia: “tenemos una empresa dentro de casa”

Tendremos profesionales de calidad más humanos y más empáticos con esos compañeros que están detrás del computador y que viven su misma realidad. Ese entendimiento nos permite crecer.

Muchas empresas aún no entienden que tener personas felices es tener personas eficientes. No son temas holísticos, sino temas técnicos, que tienen que ver incluso con aspectos ergonómicos, que al final se traducen en dinero. Hay que encontrar el equilibrio entre el bienestar y el cumplimiento. Hay que hacer gerencia de la felicidad, estudios de tiempos y movimientos y estudios del trabajo. Vamos hacia la búsqueda de mejora continua con estas revoluciones laborales y humanas, y nada mejor que adaptarse al cambio.

Mira la conversación completa  aquí.

¡Te invitamos a conocer cómo la tecnología Daruma simplifica y hace más práctica la gestión de calidad! 

 

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