Tips para una gestión documental eficiente

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La gestión documental juega un gran papel dentro de una compañía

La gestión documental es un aspecto de suma importancia en las organizaciones ya que, si no se le da la atención que requiere, esta puede desencadenar graves consecuencias con el tiempo; sin mencionar la molestia que puede causar de no ser tratada a tiempo.
Por consiguiente, siempre es mejor prevenir que lamentar. Tomar las medidas necesarias para llevar a cabo una gestión documental eficiente le permitirá a las organizaciones ahorrar tiempo, esfuerzo, dinero y recursos.
Con el objetivo de potenciar la eficiencia en la gestión documental, se deben analizar los siguientes aspectos con respecto a la operación que lleva a cabo una compañía en su gestión documental.

Los resultados de tener un sistema de archivo que funciona son siempre positivos y continuados.

1. No escatimar en recursos

  • Partiendo del hecho de que los documentos contienen información que es un recurso valioso y un importante activo empresarial que hay que gestionar, destinar recursos para sistematizar la gestión documental se hace inevitable.
  • La implantación de nuevas tecnologías de la información orientadas a la gestión de los documentos e integradas en la planificación del sistema de archivo puede dar excelentes resultados con una inversión mínima en equipamientos informáticos.

2. Resolver las deficiencias antes que se conviertan en problemas

  • Una de las dificultades más comunes en la gestión documental es identificar fallas en el sistema de archivo pues hay saber exactamente qué solucionar y hacerlo de manera ingeniosa lo antes posible.
  • Las compañías deben inspeccionar constantemente su gestión documental para solucionar los problemas en un periodo de tiempo considerable.
  • Resolver las deficiencias documentales en el minuto previo a la certificación puede resultar en gastos agregados.

3. Monitorear lo que ingresa y egresa

  • Es necesario monitorear el flujo completo de los documentos, para esto debe haber un proceso definido de 360º grados que facilite identificación del estado de los documentos.

Una de las mejores opciones para el monitoreo de la gestión documental es invertir en un sistema de seguimiento que automatice el seguimiento de la información a medida que fluye a través del proceso.

La gestión documental es un proceso claro y se puede volver complejo si hay mucha información pero desatenderlo puede resultar en una tarea abrumadora para los procesos.

Mejore y ahorre tiempo sistematizando toda su gestión documental con Daruma Software, no exponga la documentación de la empresa a que se dañe el formato físico, se pierda o no este segura y almacenada. Mitigue el riesgo y déjenos impulsar su gestión.

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