7 beneficios de implementar un Software de calidad y mejora continua

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El Software adecuado para la mejora de tu gestión

Tratar de difundir una cultura de mejora sin el software adecuado es tan doloroso y engorroso como correr un maratón con zapatos serios de vestir. Usted invierte en software para todas las partes importantes de su negocio, ¿verdad?

Daruma Software existe para la mejora continua, ademas de los sistemas de gestión.

Cuando decida comenzar un proyecto de mejora continua, puede que no se dé cuenta, pero en realidad ya ha tomado una decisión tecnológica. Probablemente manejó el trabajo en hojas de cálculo y tablones de anuncios digitales – ¡son tecnología! sin embargo, ahora que está empezando a involucrar a más gente en él, apuesto a que está descubriendo que es difícil conseguir la visibilidad que necesita para difundir esa cultura eficientemente y asegurarse de que nada caiga en las grietas. La tecnología que esté usando necesita una actualización o una que se encargue de cumplir sus requerimientos.

Teóricamente, podría usar Dropbox y una estructura de carpetas para administrar los componentes críticos de su negocio -por ejemplo, sus registros o transacciones de contabilidad, entre otros. Pero seguramente nadie quiere poner en riesgo la seguridad de su información. Algunos usan software construido específicamente para la cuestión de negocio que está tratando.

Una situación desconcertante es que la mayoría de las organizaciones no toman el software de mejora tan seriamente como toman su plataforma de contabilidad o su sistema de registros.

Dándose cuenta que, si disponen de un departamento de TI puede ser tentador construir una solución en SharePoint – que es sólo otra herramienta de almacenamiento de documentos y una manera fácil de hacer portales de sitios web.

No hay un departamento de TI en el mundo que se apropie dentro de una empresa en construir un sistema de registros o gestión de la mejora cuando ellos saben que hay software ya construido específicamente para este propósito. Comprenden que los recursos que se necesitarían para construir, mantener y mejorar el sistema serían astronómicos. Podría ser critico tomar la decisión de construir software frente a comprarlo.

Dropbox, SharePoint y otras herramientas no ofrecen un control por usuarios que sea organizado, que este conectado con toda la compañía y cumpla toda la gestión documental y de mejora, o la seguridad de la información de los archivos de planes de acción, auditorias, proyectos, estrategias, etc. Lo cual puede ser un factor critico en el éxito de una empresa.

Aquí es donde hemos descubierto que algunas herramientas pueden servir pero que al final no son enfocadas al mejoramiento continuo ni a los sistemas de gestión de calidad y no contribuyen a que los procesos estén automatizados y estandarizados, si no que luchan por mantenerse al día en la industria.

Estos son 7 de los beneficios de implementar un Software de calidad y mejora continua:

  1. Medición del impacto financiero

    Todos sabemos que lo que se mide es importante. El software de mejora continua proporciona plantillas configurables para resolver cada mejora que pide a su gente que identifique el impacto (ya sea financiero o cualitativo, como seguridad y satisfacción) de CADA mejoramiento, que su equipo financiero puede validar si lo desea. De esta forma, tiene un proceso de resolución coherente en toda la organización y la plataforma puede compilar informes precisos que le permiten profundizar en el impacto de todas las mejoras , tipos específicos de mejoras y ubicaciones específicas e individuos.

  2. Medición de la salud de su cultura de mejora

    Su impacto no es la única medida que importa – usted también necesita tener una comprensión firme de la salud de su cultura de mejora en todo momento. Aquí es donde el software de mejora continua entra en juego. Una plataforma de mejora, a diferencia de SharePoint, es capaz de decirle la información como qué porcentaje de su organización se dedica a la mejora, que ha iniciado sesión recientemente, el porcentaje de mejoras que están en progreso vs vencidas, sus tasas de presentación vs. mucho más. Cada uno de estos números le dice algo crítico acerca de su cultura de mejora, y la aplicación de esta información a su trabajo le permite proporcionar un entrenamiento más orientado

  3. Supervisión del progreso

    Puede saber qué mejoras se han presentado en SharePoint e incluso puede saber qué se ha completado. Sin embargo, no obtienes más visibilidad en los matices de esos proyectos que en las hojas de cálculo. Software de mejora que da una visión general de cómo las mejoras y proyectos están llegando a lo largo, identifica los cuellos de botella , y le permite profundizar en el progreso de las iniciativas específicas, objetivos, lugares y personas. No es suficiente saber cuándo las mejoras están atrasadas – es necesario ser capaz de anticipar dónde están los problemas y tratarlos de manera proactiva.

  4. Rendimiento de la gestión de los equipos

    No puede planificar con precisión su hoja de ruta de mejora cuando no tiene idea de lo que la carga de trabajo de su personal y los gerentes se parece. El software de mejora le da visibilidad sobre quién está trabajando, para saber quién puede asumir más trabajo y quién necesita ayuda para mantenerse al día.

  5. Captura de ideas de toda la organización

    Es común que las organizaciones tengan administradores que introduzcan mejoras en su aplicación de SharePoint, en lugar de permitir que el personal ingrese su propia, de forma que el proceso y el formato sean consistentes. El problema con esto es que se pierden muchas oportunidades de mejora cuando se requiere que el personal se tome el tiempo para discutir con un gerente, sus líderes se abruman y se quedan atrás con toda la idea (lo que reduce el compromiso futuro) y el personal tiene No hay visibilidad en el estado de sus ideas o agencia para implementar los cambios ellos mismos. Por otro lado, el software de mejora continua proporciona una forma estandarizada de presentar cualquier tipo de mejora que puede personalizar para adaptarse a su propio proceso y terminología.

    Todo el mundo puede involucrarse en la mejora desde el momento en que la idea se captura hasta que una resolución se registra y comparte. Esto resulta en mucho mucho mayor nivel de compromiso y un mayor impacto que restringir el acceso con una aplicación de SharePoint.

  6. Mejoramiento de la difusión

    Una vez que una mejora se ha completado y registrado en su aplicación de SharePoint, lo más probable es que su equipo sigue adelante, mientras que la mejora se acumula polvo y es finalmente olvidado.

    El software de mejora facilita compartir la idea en toda la organización en el momento en que se completa, romper los silos y garantizar que cada mejora se implementa en toda la organización para lograr el máximo impacto. Después de que se comparte en esa ráfaga inicial, se une a todas las mejoras anteriores en un repositorio de conocimientos que es fácilmente buscado por otros.

    De esta manera, su organización desarrolla un cuerpo permanente de conocimiento que se utiliza como base para todas las mejoras futuras.

  7. Gestión visual

    La gestión visual es quizás el elemento favorito del software de mejora. Si bien una aplicación de SharePoint puede almacenar información para usted y actuar como una herramienta de colaboración básica, un  software de mejora continua mejora e incentiva a los colaboradores para potencializar su desempeño y poder realizar una gestión integrada de los diferentes modelos de gestión y de excelencia de su organización.

La mejora continua ofrece beneficios que pueden impulsar a su compañía en el mercado pero se deben implementar con una buena herramienta de gestión y buenos modelos de mejora ¿Por qué no prepararse para el éxito, con las herramientas adecuadas?

Obtenga más información sobre el software de mejora en esto enlaces:  Daruma Software, Daruma Salud y Daruma Sector Publico.

Revisa nuestros casos de éxito y como con Daruma Software puede impulsar su gestión para lograr altos estándares de calidad que finalmente se ve atribuido en los clientes.

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