Cómo seguir construyendo una cultura de calidad en tiempos de pandemia

cultura de calidad y mejora continua

“Hoy, gran parte de nuestros usuarios están mejor preparados para adaptarse a estos cambios y a pesar de la distancia, mantenerse unidos en torno a la calidad.

La calidad es un aspecto fundamental, no sólo para los equipos de esta área específica, sino para las empresas que llegan a considerarla como un vehículo para la realización de su propósito organizacional.  Para muchos de nuestros clientes “la calidad no se hace sola ni son 2 personas ni es un director; usted tiene que permear a todo el equipo, a todos los colaboradores; si usted no logra la empatía, si no logra una buena comunicación, los procesos se van a pique”. Hoy, retomamos nuevamente estas palabras para entender lo que se supone, se está transformando con el escenario actual.

A medida que las decisiones de las organizaciones se ajustan para enfrentar los efectos humanitarios y económicos de la pandemia, instaurar y mantener una cultura de calidad representa otro de los grandes desafíos.

La forma como trabajan los equipos de calidad está cambiando, la operación remota supone una adaptación a nuevas modalidades de colaboración y acceso a la información, a su vez que, en medio de la incertidumbre, algunos procesos son más susceptibles a constantes cambios que no deberían afectar la satisfacción de los clientes.

Detallemos algunos factores importantes de una cultura de calidad, que va más allá del cumplimiento de requisitos y sin duda, esta afirmación es el punto de partida.

Por tanto, la cultura se comienza a construir desde el momento que la calidad está presente en los valores de la empresa y es parte de la experiencia de cada uno de los colaboradores. Lo que significa un gran esfuerzo, en el que todos los equipos consideren su misión de forma holística, donde son conscientes de que lo que hacen será utilizado por otros al interior de la compañía y también por un usuario externo.

También cabe resaltar que, el control de documentos es clave, pues reúne políticas, procedimientos, protocolos, aprendizajes. El control temprano de documentos a menudo puede detectar errores y fallas que luego pueden corregirse mientras aún están en las primeras etapas, lo que facilita el seguimiento de las cosas.

Precisamente lo errores o situaciones adversas que puedan presentarse deben ser gestionados en pro de aplicar mejores prácticas, no desde la culpabilidad o incluso, la normalidad.

En una cultura de calidad se aseguran los procesos, evalúan las adherencias, se miden los resultados o gestionan los riesgos y entonces, cuando encuentren hallazgos u oportunidades serán aprovechados como insumo valioso para la mejora de la organización. Una cultura de calidad, tiene instaurada la mejora continua.

Entonces, si bien el desafío de la calidad está en las personas, y más aún cuando empezamos a carecer de los encuentros físicos para reducirnos a encuentros virtuales que para la gran mayoría son nuevos. También los sistemas comienzan a ser protagonistas para soportar el cambio.

Es por esto que, el trabajo remoto sí puede resultar altamente productivo para los colaboradores cuando cuentan con las herramientas necesarias y hacen uso de ellas de forma correcta. A su vez que, la comunicación por estos días toma total relevancia en el direccionamiento estratégico de los equipos para que haya claridad en los objetivos y el seguimiento, por lo que es importante:

  • Mantener unidos a los equipos a través de la comunicación efectiva.
  • Propiciar un ambiente seguro, justo, confiable y abierto entre la gerencia y los colaboradores.
  • Promover el compromiso, la constancia y el trabajo en equipo de la mano con la tecnología.

Hoy, gran parte de nuestros usuarios están mejor preparados para adaptarse a estos cambios y a pesar de la distancia, mantenerse unidos en torno a la calidad. En razón a que su gestión no se ha visto interrumpida. Tan pronto comenzó el trabajo desde casa pudieron acceder Daruma Software en la nube con toda su información y a la fecha ya han tenido experiencias exitosas de auditorías virtuales por parte organismos de control.

Nuestros líderes de calidad están fortaleciendo la colaboración entre equipos a través del software, están implementando nuevos flujos de trabajo y procesos con mayor velocidad. Ahorrar tiempo en tareas manuales a distancia, realmente les permite concentrarse en la mejora.

Que todos los colaboradores puedan acceder a documentos actualizados en un solo repositorio dinamiza la puesta en marcha de los cambios.

Por otra parte, el seguimiento se ha intensificado a su vez que el número de reuniones va en aumento y las decisiones están cambiando constantemente. Con funcionalidades como la gestión de actas, análisis de causas, medición de indicadores y la gestión de riesgos, las empresas podrán tener mayor trazabilidad, pero sin duda, una de las cosas más importantes hoy, velocidad para la mejora.

Herramientas como Daruma agregan mayor valor a las personas y los equipos de trabajo. ¡Te invitamos a hacer parte de la cultura de la calidad y la mejora continua con nuestras soluciones!

¡Recuerda que cuentas con el apoyo de nuestros Asesores de Servicio y Centro de Soporte para seguir avanzando juntos en el logro de tus metas!

 

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