Auditoría Remota, una herramienta que llegó para quedarse

Las organizaciones que aspiran a certificarse, deben atravesar las instancias de auditorías de sus procesos y productos. No obstante, es un error pensar que ser auditados es una obligación y un obstáculo para el desempeño de las empresas.

Todas las organizaciones deberían hacer auditorías internas, siendo ésta la tercera línea de defensa para afrontar nuevos retos y oportunidades de mejora. La segunda línea es responsabilidad del líder de cada área, que se encarga de velar por el óptimo desarrollo de las tareas y la primera, está a cargo de la gerencia de la empresa, que debe brindar claridad sobre los objetivos institucionales y guiar al equipo de trabajo para el alcance de los mismos.

Las auditorías son entonces, instancias que buscan revisar, analizar y evaluar los sistemas de gestión y sus resultados pueden proporcionar lineamientos frente a la planificación del negocio, la identificación de necesidades y actividades de mejora.

Existen distintos métodos que permiten llevar a cabo las auditorías y son una combinación de revisiones in situ, remotas, con y sin interacción humana, que posibilitan llevar a cabo este proceso y dar cumplimiento al ciclo PHVA: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar, de la mejor manera.

Y ahora en cuarentena ¿cómo hago la auditoría?

Desde el 2018, la norma ISO 19011 propone las auditorías remotas como un mecanismo que facilita el proceso para las empresas, reduce costos y optimiza recursos, más ahora que se debe evitar el traslado y aglomeración de personas y que muchos colaboradores están cumpliendo sus funciones desde casa.

En este punto, y a raíz de la pandemia, la tecnología se convierte en un gran aliado para que auditores y auditados compartan la documentación sin detener el proceso de evaluación.

 ¿En qué consiste una auditoría remota?

Si bien la auditoría remota se ejecuta mediada por la tecnología, requiere de la interacción entre las personas, teniendo así una instancia que puede ser digitalizada, por ejemplo, la información y otra que simplemente se lleva a cabo a distancia, como es el caso de la comunicación a través de distintas plataformas.

Las auditorías remotas cuentan con al menos cinco momentos, que en algunos casos optimizan el tiempo y los recursos, pero que a su vez implican mayor dedicación de las partes.

1. El auditor plantea los objetivos, el alcance y los parámetros de la auditoría, para crear una lista de chequeo que especifica la información o documentación que solicitará a la empresa.

2. Se envía la lista de chequeo y se realiza un acuerdo de confidencialidad de la información, además de establecer los canales por los cuales se llevará a cabo el proceso.

3. El auditor lee y analiza toda la información recibida. En este punto puede requerir de trabajar en comunicación directa con un representante de la empresa, de forma sincrónica para aclarar dudas y, posiblemente, solicitar documentación adicional.

4. Se efectúa una entrevista remota que puede desarrollarse a través de video llamada, en la que se comparten imágenes o se recorren las instalaciones, siendo ésta de corta duración gracias a todo el trabajo adelantado anteriormente de forma asincrónica.

5. Finalmente, el auditor prepara el informe con hallazgos, observaciones y recomendaciones para la empresa.

Esta modalidad remota requiere de más dedicación de tiempo de parte del auditor y para el auditado es un ahorro indiscutible de recursos.

Es por esto que, contar con soluciones como Daruma para implementar el sistema de gestión les facilita a las empresas los procesos de auditoría, ya que centraliza la información y permite a los equipos de trabajo acceder desde cualquier dispositivo de forma segura y en tiempo real, para que las labores no se vean interrumpidas a pesar de la distancia que nos impuso la pandemia.

Algunos de nuestros clientes ya vivieron esta experiencia de manera exitosa

Nuestros clientes han transitar sus auditorías remotas durante este período con la ayuda de Daruma, obteniendo resultados muy satisfactorios y aprendizajes que les ayudarán a mejorar en el corto plazo como equipo.

Uno de nuestros clientes, líder de calidad del sector de comercio y servicios tercerizados nos cuenta que:

Delegamos a 2 personas que estuvieron al frente de la auditoría, ellas respondieron de primera mano todas las preguntas.  Obviamente, las escogimos estratégicamente porque sabíamos que tenían el conocimiento global de la empresa y específicamente el tema técnico que sería auditado. Detrás de ellas estábamos todos, dando apoyo y respuesta a ciertos temas que ellas pudieran no conocer. En mi caso, brindé apoyo sobre lo concerniente al sistema de gestión.

En este momento, la organización pudo darse cuenta de que las auditorías remotas funcionan y les permitieron continuar haciendo inspecciones de calidad a todas sus sedes en diferentes ciudades del país, trabajando de manera más articulada entre las personas y reconociendo la importancia de instaurar el principio de la calidad como parte de la cultura de toda la empresa.

Por parte de los compañeros hubo más interés y, al saber que la auditoría era de manera virtual, hizo que ellos tuvieran que preguntar y aprender muchas cosas, por ejemplo, ver la política en Daruma o encontrar un procedimiento específico. Ahora, los guío y les muestro virtualmente y eso también hizo que ellos pudieran entrar más a la herramienta porque antes no la usaban tan seguido.

Ahora, para mí el beneficio, y lo hablo como auditado, es que hay un auditor frente a la cámara, pero hay otras personas detrás conectadas, ayudándote a que todo salga bien. Tal vez de manera presencial, esa ayuda no puede ser tan explícita.

Digamos que una persona no tiene que saberlo todo y creo que en ese sentido la buena comunicación es uno de los beneficios y aprendizajes que hay detrás de esta experiencia.

Al igual que este cliente, nuestra familia Daruma en el exterior, perteneciente a la industria azucarera nos comparte su experiencia:

Fue un reto, pero sinceramente Daruma nos ayudó significativamente en esta etapa. Creo que en Guatemala somos de las únicas empresas que tenemos este sistema de gestión, el cual nos permitió sacar adelante la fase 1 de la ISO 9001 de manera online.

Actualmente, en las auditorías casi todos los gerentes estuvieron presentes y yo creo que fue una de las cosas buenas. Del home office, opino que hay cosas positivas como la versatilidad de poder estar en casa, saber de la familia o disminuir el tiempo de transporte. Y definitivamente hay ciertas cosas que no logramos hacer, por ejemplo, las visitas en sitio, la gestión y evaluación de proveedores y el control de plagas, pero los documentos, planes de acción, entre otras tareas, las podemos hacer en línea. Por eso, Daruma es una herramienta fenomenal en estos casos porque nos permitió trabajar desde casa a pesar de las distancias. Estamos certificados en 9001 y ese fue el éxito de este trimestre, a pesar de la situación.

De igual forma que estas dos empresas, en estos momentos la mayoría han tenido que replantear sus estrategias de trabajo para dar continuidad a las labores y garantizar la supervivencia, por eso es importante que los auditores estén más enfocados en aspectos como la preparación de la empresa o el plan de recuperación, para alinearse con las organizaciones, acompañarlas y aportar a su mejoramiento continuo.